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El escritorio productivo

La productividad ha de estar en consonancia con el entorno y las herramientas de trabajo. En la era del conocimiento, el escritorio juega un papel determinante en la productividad del trabajador.

Gestiona eficazmente tus tareas con "Lista de Tareas Optimizada" v1.5

Lista de Tareas Optimizada v1.5

"Lista de Tareas Optimizada" es una potente herramienta que te ayudará a organizar y a gestionar tus listas de tareas de forma rápida, sencilla y eficaz. Esta herramienta es gratuita, sin necesidad de instalaciones ni de pagar licencias por su uso.

Jolicloud Desktop llega a Ubuntu

Toda la experiencia ofrecida por Jolicloud llega a Ubuntu por ahora para la versión 12.04 LTS y 12.10 mientras se presenta oficialmente el lanzamiento de la 13.04 con nombre en clave "Raring Ringtail".

Las instrucciones de instalación son las siguientes que también pueden ver más adelante con el vídeo:

1. Agregar el PPA de Jolicloud

Abrir el Centro de Software de Ubuntu
Ir a "Editar" y luego a "Fuentes de Software"
Seleccionar "Otro Software" y clic en "Agregar"
Escribir la línea ppa:jolicloud-team/ppa

2. Actualizar las fuentes

Abrir la terminal
Escribir el comando: sudo apt-get update

3. Instalar "Jolicloud Desktop Environment"

Escribir el comando: sudo apt-get install jolicloud-desktop-environment
Confirmar la instalación

4. Cerrar sesión

5. Por último, seleccionar "Jolicloud Desktop Environment" y hacer el respectivo login.

(Enlace de YouTube)

Con Jolicloud tenemos integración de la información tanto del disco local como de la información en la nube (Dropbox, UbuntuOne, entre otros), aplicaciones web como Gmail, Twitter, Facebook, Chrome, YouTube, Vimeo, Souncloud, Flickr, y muchas aplicaciones más. La interfaz es agradable a la vista y de muy fácil manejo además de contar con una extraordinaria integración de herramientas como comentaba anteriormente, y a las que podemos acceder de una forma más rápida con el inicio de sesión desde Ubuntu. Sin duda, una buena opción para probar en nuestro sistema.

Relacionados
Jolidrive

Jolidrive

Jolidrive es presentado por Jolicloud como un acceso simple y elegante en su interfaz a nuestros GB de datos en la nube.

El registro es muy fácil de hacer al igual que la configuración de nuestras cuentas en dicho servicio como se puede observar en el vídeo de presentación:

(Enlace de Vimeo)

Get your life together - jolidrive.com

Lista de Tareas Optimizada v1.4: La herramienta perfecta para gestionar tus tareas

Se acaba de actualizar "Lista de Tareas Optimizada" a su versión 1.4. Se trata de una hoja de cálculo Excel dotada con funcionalidades sencillas, prácticas y potentes para ayudarte a gestionar eficazmente tus listas de tareas. Esta herramienta incluye mejoras visuales y de avisos (columna VENCIMIENTO), añadiendo una experiencia de usuario agradable, sencilla, eficaz, rápida y centrada en lo importante: gestionar y ejecutar tareas

20 herramientas indispensables para mejorar la productividad

Sea cual sea tu método de organización, hay una herramienta indicada para sacar el mayor provecho a tu trabajo y ser más productivo. La siguiente colección de herramientas son una valoración personal y objetiva sobre las mejores que he encontrado a lo largo de mi carrera profesional, y basada en mi experiencia. Mi consejo es que las pruebes y decidas tú mismo cuál se adapta mejor a tu forma de trabajo, independientemente de la nota con la que he calificado la herramienta.

He clasificado todas las herramientas en diferentes categorías funcionales:

Notas Gestión de notas.
ToDo Lista To Do (por hacer), o lista de tareas.
ToDo avanzado List To Do (por hacer) con funcionalidades avanzadas.
Kanban Tableros Kanvan, en donde las tareas van cambiando de flujo o estado.

Cuida tus herramientas para ser más productivo

Las herramientas son lo más semejante nuestra mano para trabajar. La salud de nuestras herramientas está íntimamente ligada a la salud de nuestra productividad y de nuestro trabajo.

Imagen original de Doug Powel, extraída de Stockvault:
http://www.stockvault.net/photo/108522/grampas-workshop

Creatividad e ideas sin límites con Mural.ly

A veces surgen herramientas originales, creativas, sencillas y útiles, que nos ayudan a desarrollar nuestras ideas y nuestra creatividad. Mural.ly es un buen ejemplo ello, permitiéndonos crear rápidamente murales para nuestras lluvias de ideas, sin las restricciones de jerarquía de un mapa mental, con la particularidad de presentarlo con animaciones de zoom (de modo similar a Prezi), y, lo mejor de todo, en un entorno 100% web y colaborativo.

Murales

Un mural es un tablero o un contenedor en el que vamos añadiendo elementos que plasman nuestras ideas. Estos elementos pueden ser casi cualquier cosa, como una fotografía, un enlace, una parte selecciona de una página Web, un vídeo, un documento (PDF, Word, Excel, PowerPoint...), un icono, etc.

Elementos

En la parte izquierda se encuentra, en vertical, las distintas herramientas para agregar elementos al mural, clasificado por tres categorías: Content (Contenido) y Tools (Herramientas) y Show (Mostrar).

Content (contenido)

Web Content (contenido Web): Permite insertar cualquier tipo de contenido, desde fotos, vídeos, noticias, mapas, documentos de texto, presentaciones, etc., ya sea desde la Web o desde nuestro ordenador. En sí, esta opción de menú no tiene iconos ni botones para añadir, si no que, teniendo mural.ly abierto, desde otra ventana de navegador podemos seleccionar una noticia y arrastrar a la ventana del mural. Lo mismo vale para una foto de una página o de Instagram, un vídeo de Youtube, un documento en SkyDrive o de DropBox. También se pueden añadir elementos desde el Exporador de archivos.
Images (imágenes): Permite subir imágenes directamente desde el ordenador.

Tools (herramientas)

Text (texto): Permite insertar un texto en varios formatos:

Title: Título (texto de una línea)
Text Box: Caja de texto (texto de varias líneas)
Sticky Notes: Post-its de diferentes colores

Shapes (formas): Permite insertar diversas formas básicas:

Líneas de conexión.
Flechas de conexión de una o dos direcciones.
Círculo.
Cuadrado.
Triángulo.
Llave de esquema ({)
Carita (smile)
Monigote.

Stickers (pegatinas): Permite insertar diferentes iconos definidos.
Spaces (espacios): Permite insertar una estructura de organización de contenidos, tales como tablas (o matrices), líneas paralelas, círculos concéntricos, tableros kanvas, etc.
Backgrounds (fondos): Permite seleccionar una trama o textura como fondo del mural.

Show (Mostrar)

Comments: Bocadillos para comentarios.
Show: Permite definir áreas de zoom, en orden secuencial, para realizar presentaciones.

Acciones sobre el mural

En la parte superior de la interfaz aparece una barra negra. En la parte izquierda de la misma aparecen algunas opciones acciones generales a realizar sobre el mural.

My Murals (mis murales): Abandona el mural actual y accede a la colección de murales creados, a fin de poder seleccionar uno para trabajar con él.
Share (compartir): Permite realizar acciones para compartir el mural actual:

Facebook: Publicar en Facebook.
Twitter: Publicar en Twitter.
Download as image: Descargar como imagen.
Copy Mural link: Obtener el enlace público del mural (copiar al portapapeles).
Embed: Obtener el código HTML para publicar el mural en otras páginas web y blogs.

Invite collaborators: Permite invitar a otras personas para trabajar en colaborativamente en el mural.
Mural Privacy Settings: Configura la privacidad del mural: pública o privada.

En la parte derecha, de forma superpuesta, aparecen otras opciones de mural, más orientadas a la edición del mismo. En la parte superior aparece una barra para poder desplazarse por el mural y para gestionar el zoom sobre el mural.

En la parte inferior aparecen diversas opciones clasificadas en tres alturas:

Parte superior:

Previous-Next (flechas izquierda y derecha): Navegación secuencial a través de las áreas de zoom de la presentación.
Toogle Presentation: Activa o desactiva el modo presentación. En modo presentación, acapara toda la pantalla, ocultando ventanas y disponiendo las opciones y herramientas en el mínimo espacio, dando foco a los elementos del mural y a la presentación.
Fit to content: Realiza un zoom que abarca a todos los elementos del mural.
Go to fullscreen mode: Acapara toda la pantalla, sin minimizar ni organizar las herramientas.

Parte central: Representación gráfica del muro y del zoom actual.
Parte inferior:

Historial de actividad.
Colaboradores conectados.
Chatear con los colaboradores conectados.

Acciones sobre los elementos

Al hacer clic sobre un elemento, éste se selecciona, mostrando tres iconos, uno en diferentes esquinas:

Menú contextual (icono +): Al hacer clic sobre este icono, muestra un menú flotante con las opciones aplicables al elemento seleccionado.
Redimensionamiento (icono de flechas oblicuas): Permite cambiar el tamaño del elemento.
Giro (flecha girada): Permite gira el elemento.

Menú contextual

Haciendo clic con el botón derecho sobre un elemento, mostrará un menú contextual (o flotante), con las opciones correspondientes a dicho elemento. Las opciones más comunes a todos los elementos son las siguientes:

Duplicate: Duplica el elemento.
Lock: Bloquea el elemento. No se puede editar.
Unlock: Desbloquea un elemento bloqueado.
Bring to front: Trae el elemento al frente, por encima del resto de elementos.
Send to back: Envía el elemento al fondo, por detrás del resto de elementos.
Delete: Elimina el elemento.

Visualización de elementos

Algunos elementos pueden ser documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, vídeos o imágenes. Hay dos maneras de reproducir o de visualizar estos elementos:

Doble clic sobre el elemento. Algunas veces no funciona bien, teniendo que insistir varias veces.
Clic derecho sobre el elemento (menú contextual), y opción "Open preview" (abrir vista preliminar) u "Open Video" (abrir vídeo).

Conclusiones

Mural.ly es una herramienta indispensable para capturar y organizar nuestras ideas y plasmar nuestros brainstormings (tormentas de ideas) de una forma gráfica y visual. A diferencia una herramienta de mapa mental, no tenemos las limitaciones que impone una jerarquía padre-hijo, con la consiguiente estructura de árbol. Con Mural.ly no hay límites en cómo representar nuestras ideas. Podemos usar texto, imágenes, notas, documentos o vídeos.

Otro aspecto importante es la potencia que ofrece en un entorno Web 2.0. No necesita instalación para funcionar, tan solamente un navegador, ya sea en un sistema Windows, Linux y o MacOS, o también desde una Tablet. Los colaboradores pueden trabajar en el mismo mural desde diferentes partes del mundo. La opción de chat es importante de cara a hablar, aclarar y expresar.

Mural.li aún está en fase beta, pero lo que podemos ver es impresionante.

La interfaz es muy sencilla, cuidada, elegante e intuitiva. La experiencia de usuario es muy satisfactoria y natural. Con Mural.ly, el límite lo pone nuestra imaginación.

Lo mejor

Entorno Web.
Entorno colaborativo.
Interfaz sencilla, intuitiva y natural.
Modo presentación similar a Prezi.
Elementos de cualquier formato.
Soporte y equipo humano detrás del proyecto. Están atentos a todo, facilitando la comunicación y el feedback.

A mejorar

La visualización o la reproducción de elementos mediante doble clic falla bastante, aunque se pueda hacer también mediante el menú contextual.
Más galerías de formas, "pegatinas" y fondos.
Más iconos estándar para representar las ideas.

Enlaces

Página oficial | Página oficial de Mural.ly

Organización personal con GTD y Workflowy

Workflowy es una pequeña y utilísima maravilla, que permite realizar infinidad de cosas con muy pocos conceptos y, lo mejor de todo, de manera muy sencilla. Su concepto original es la organización de ideas, de forma similar a un mapa mental, pero en lugar de una herramienta gráfica con líneas y globos, utiliza el conocidísimo sistema de viñetas, que organiza las notas por agrupaciones, niveles o indentaciones, según la profundidad de cada concepto, desde el más genérico (primer nivel) hasta el más detallado (último nivel).

La navegación a través de cada nivel es muy sencilla e intuitiva, ya que Workflowy pone foco a partir del nivel que deseemos hacia abajo, abstrayéndonos por completo del resto. En la parte superior muestra, en una simple línea, la navegación hacia el nivel superior.

Workflowy nos puede servir para implementar nuetra organización personal basada en GTD, de una manera básica y muy sencilla, aunque sin grandes ambiciones.

Organización GTD en Workflowy

Para llevar a cabo nuestra organización GTD usando Workflowy, definiremos, en el primer nivel, la bandeja de entrada (inbox) y las listas.

Inbox
Algún día
Consulta
En espera
Próximo
Hoy
Agenda
Proyectos
Completado

Si en alguna lista es necesario un nodo más que agrupe más elementos tales como ideas o acciones (en el caso de los proyectos), se define dicho nodo en el segundo nivel.

El poder de las etiquetas

Workflowy permite añadir etiquetas al texto del nodo, las cuales facilitan la búsqueda mediante algún criterio, tal como el contexto, la prioridad, la urgencia, etc. Una etiqueta es un texto identificativo, precedido por el carácter numeral o "almohadilla" (#). Cuando se utiliza una etiqueta, ésta queda atenuada en color gris y tiene la característica de un hiperenlace hacia la búsqueda. Cuando se pasa el ratón sobre una etiqueta, el cursor cambia a una mano con el dedo índice estirado (invita a hacer clic). Cuando se hace clic sobre la etiqueta, ésta se introduce automáticamente como literal en el buscador, y lanza el buscador, filtrando sólo aquellas notas con dicha etiqueta.

Se puede utilizar cualquier etiqueta que creamos conveniente, según el uso que hagamos de ella. He aquí una lista de etiquetas recomendadas para el uso cotidiando de GTD:

Contexto:

#oficina
#casa
#ordenador
#telefono
#email
#recado

Urgencia:

#muy_urgente
#urgente

Importancia:

#imp_alta
#imp_media
#imp_baja

Prioridad:

Estimación de tiempo:

#3d (3 días)
#2h (2 horas)
#30m (30 minutos)

Esfuerzo/Concentración:

#fisico_alto (esfuerzo físico alto)
#fisico_medio
#fisico_bajo
#mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
#mental_medio
#mental_bajo

Otras posibles etiquetas:

#idea
#consulta
#hoy
#mañana

Recopilación

La recopilación de cosas se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada (inbox). Para ello, se hará zoom sobre el nodo "Inbox" para ir añadiendo cosas según surjan.

Para hacer zoom sobre el nodo, situarse sobre el bullet (círculo de la viñeta) que hay a la izquierda, apareciendo un menú contextual. Hacer clic sobre el bullet para hacer zoom sobre el nodo. Otra manera de hacer zoom es situarse con las teclas de los cursores sobre el nodo, y pulsar las teclas Alt + cursor derecha para hacer zoom.

En la fase de recopilación, usualmente no suelen etiquetarse las notas, ya que la recopilación consiste en capturar ideas, recados, cosas en general para atenderlas después. La recopilación ha de hacerse de la forma más rápida posible, a fin de que no interfiera en lo que estamos haciendo actualmente. A veces, introduzco una etiqueta rápida que no me lleve más que un par de segundos, para indicar que se trata de una idea o del contexto en el que se aplica la anotación. Más adelante, en la revisión, analizaré más en detalle y con mayor precisión qué etiquetas poner en la anotación.

Nota: Para deshacer el zoom de un nodo, basta con navegar al nivel superior en la parte superior, o situarse sobre el nodo concreto pulsando las teclas Alt + cursor izquierda.

Procesamiento

El procesamiento consistirá en ir moviendo cada una de las anotaciones recopiladas en el inbox, a la lista correspondiente.

Hay dos maneras de mover un nodo completo a otro lugar:

1) Situando el cursor del ratón sobre el nodo concreto. El nodo quedará resaltado, y en la parte derecha aparecerá una cruz de flechas. Situarse sobre dicha cruz, hacer clic y arrastrar el nodo hasta su nueva ubicación.

2) Situarse con los cursores del teclado sobre el nodo concreto. Pulsar Alt + Shift + teclas de cursor para ir moviendo el nodo hasta su nueva ubicación.

El procesamiento concluirá con el nodo "Inbox" vacío, y con todas las anotaciones recopiladas en la lista correspondiente.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a las necesidades y a la realidad actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, situaremos la fecha al principio de la anotación y moveremos el nodo a la lista "Agenda"

Si al revisar la agenda, identificamos una acción que ha de realizarse hoy o mañana, moveremos la acción a la lista correspondiente.

Si la acción requiere de más información que la recopilada, se puede añadir una nota con la información extendida. Para ello, situarse sobre la anotación y pulsar las teclas Shift + Enter.

Si una acción ha sido ejecutada, podremos eliminarla mediante el menú contextual del bullet, opción "Delete". También se puede marcar como completada, mediante la opción "Complete" el menú contextual del bullet. La acción marcada como completada no se visualizará, a no ser que se seleccione la opción "Completed: Visible/Hidden", en la parte superior derecha de la pantalla. En tal caso, la acción aparecerá en el lugar original dentro del árbol, pero tachado. Particularmente, prefiero eliminar la tarea definitivamente, o bien mover ésta a la lista "Completado" pero sin marcar como completada, a fin de conservarla durante un tiempo, a modo de consulta.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.