Organización personal con GTD y Workflowy

Workflowy es una pequeña y utilísima maravilla, que permite realizar infinidad de cosas con muy pocos conceptos y, lo mejor de todo, de manera muy sencilla. Su concepto original es la organización de ideas, de forma similar a un mapa mental, pero en lugar de una herramienta gráfica con líneas y globos, utiliza el conocidísimo sistema de viñetas, que organiza las notas por agrupaciones, niveles o indentaciones, según la profundidad de cada concepto, desde el más genérico (primer nivel) hasta el más detallado (último nivel).

La navegación a través de cada nivel es muy sencilla e intuitiva, ya que Workflowy pone foco a partir del nivel que deseemos hacia abajo, abstrayéndonos por completo del resto. En la parte superior muestra, en una simple línea, la navegación hacia el nivel superior.


Workflowy nos puede servir para implementar nuetra organización personal basada en GTD, de una manera básica y muy sencilla, aunque sin grandes ambiciones.


Organización GTD en Workflowy

Para llevar a cabo nuestra organización GTD usando Workflowy, definiremos, en el primer nivel, la bandeja de entrada (inbox) y las listas.
  • Inbox
  • Algún día
  • Consulta
  • En espera
  • Próximo
  • Hoy
  • Agenda
  • Proyectos
  • Completado
Si en alguna lista es necesario un nodo más que agrupe más elementos tales como ideas o acciones (en el caso de los proyectos), se define dicho nodo en el segundo nivel.


El poder de las etiquetas

Workflowy permite añadir etiquetas al texto del nodo, las cuales facilitan la búsqueda mediante algún criterio, tal como el contexto, la prioridad, la urgencia, etc. Una etiqueta es un texto identificativo, precedido por el carácter numeral o "almohadilla" (#). Cuando se utiliza una etiqueta, ésta queda atenuada en color gris y tiene la característica de un hiperenlace hacia la búsqueda. Cuando se pasa el ratón sobre una etiqueta, el cursor cambia a una mano con el dedo índice estirado (invita a hacer clic). Cuando se hace clic sobre la etiqueta, ésta se introduce automáticamente como literal en el buscador, y lanza el buscador, filtrando sólo aquellas notas con dicha etiqueta.
Se puede utilizar cualquier etiqueta que creamos conveniente, según el uso que hagamos de ella. He aquí una lista de etiquetas recomendadas para el uso cotidiando de GTD:
  • Contexto:
    • #oficina
    • #casa
    • #ordenador
    • #telefono
    • #email
    • #recado
  • Urgencia:
    • #muy_urgente
    • #urgente
  • Importancia:
    • #imp_alta
    • #imp_media
    • #imp_baja
  • Prioridad:
    • #P1
    • #P2
    • #P3
  • Estimación de tiempo:
    • #3d (3 días)
    • #2h (2 horas)
    • #30m (30 minutos)
  • Esfuerzo/Concentración:
    • #fisico_alto (esfuerzo físico alto)
    • #fisico_medio 
    • #fisico_bajo
    • #mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
    • #mental_medio
    • #mental_bajo
  • Otras posibles etiquetas:
    • #idea
    • #consulta
    • #hoy
    • #mañana

Recopilación

La recopilación de cosas se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada (inbox). Para ello, se hará zoom sobre el nodo "Inbox" para ir añadiendo cosas según surjan.

Para hacer zoom sobre el nodo, situarse sobre el bullet (círculo de la viñeta) que hay a la izquierda, apareciendo un menú contextual. Hacer clic sobre el bullet para hacer zoom sobre el nodo. Otra manera de hacer zoom es situarse con las teclas de los cursores sobre el nodo, y pulsar las teclas Alt + cursor derecha para hacer zoom.


En la fase de recopilación, usualmente no suelen etiquetarse las notas, ya que la recopilación consiste en capturar ideas, recados, cosas en general para atenderlas después. La recopilación ha de hacerse de la forma más rápida posible, a fin de que no interfiera en lo que estamos haciendo actualmente. A veces, introduzco una etiqueta rápida que no me lleve más que un par de segundos, para indicar que se trata de una idea o del contexto en el que se aplica la anotación. Más adelante, en la revisión, analizaré más en detalle y con mayor precisión qué etiquetas poner en la anotación.

Nota: Para deshacer el zoom de un nodo, basta con navegar al nivel superior en la parte superior, o situarse sobre el nodo concreto pulsando las teclas Alt + cursor izquierda.


Procesamiento

El procesamiento consistirá en ir moviendo cada una de las anotaciones recopiladas en el inbox, a la lista correspondiente.

Hay dos maneras de mover un nodo completo a otro lugar:

1) Situando el cursor del ratón sobre el nodo concreto. El nodo quedará resaltado, y en la parte derecha aparecerá una cruz de flechas. Situarse sobre dicha cruz, hacer clic y arrastrar el nodo hasta su nueva ubicación.
 2) Situarse con los cursores del teclado sobre el nodo concreto. Pulsar Alt + Shift + teclas de cursor para ir moviendo el nodo hasta su nueva ubicación.

El procesamiento concluirá con el nodo "Inbox" vacío, y con todas las anotaciones recopiladas en la lista correspondiente.



Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a las necesidades y a la realidad actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

 Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, situaremos la fecha al principio de la anotación y moveremos el nodo a la lista "Agenda"

Si al revisar la agenda, identificamos una acción que ha de realizarse hoy o mañana, moveremos la acción a la lista correspondiente.

Si la acción requiere de más información que la recopilada, se puede añadir una nota con la información extendida. Para ello, situarse sobre la anotación y pulsar las teclas Shift + Enter.

Si una acción ha sido ejecutada, podremos eliminarla mediante el menú contextual del bullet, opción "Delete". También se puede marcar como completada, mediante la opción "Complete" el menú contextual del bullet. La acción marcada como completada no se visualizará, a no ser que se seleccione la opción "Completed: Visible/Hidden", en la parte superior derecha de la pantalla. En tal caso, la acción aparecerá en el lugar original dentro del árbol, pero tachado. Particularmente, prefiero eliminar la tarea definitivamente, o  bien mover ésta a la lista "Completado" pero sin marcar como completada, a fin de conservarla durante un tiempo, a modo de consulta.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.


Conclusiones

Workfly es una herramienta muy sencilla, útil y poderosa. Como organizador de ideas es excelente, y como herramienta GTD es minimalista, versátil y cumple con su objetivo.

A favor

  • Sencilla y amigable
  • Aplicación Web, en la nube. Se puede ejecutar en múltiples plataformas.
  • Usabilidad por ratón y teclado
  • Opciones Deshacer/Repetir múltiples
  • Buscador potente
  • Autocompletado de etiquetas
  • Posibilidad de compartir nodos completos por email
  • Se pueden exportar nodos completos en texto plano o formateados (copiando al portapapeles)
  • Se pueden duplicar nodos completos.
  • Tutoriales mediante vídeo y demostraciones
  • Diariamente se recibe un correo sobre los cambios realizados, y el estado actual.

A mejorar

  • Solamente está disponible en idioma inglés. 
  • Sólo permite una nota por nodo.
  • No App para teléfono móvil. Hay que usar el navegador del smartphone o de la tableta.
  • Versión gratuita está bastante limitada:
    • Un único tema
    • Dos únicas tipografías (Serif y San Serif)
    • Hasta quinientos items al mes
  • GTD es adaptado y asistido por el usuario. Workflowy actúa como herramienta de organización de información, y el usuario adapta los conceptos de GTD al uso de la herramienta.
  • No existe una agenda. Ha de crearse una manualmente o utilizar una herramienta independiente.
  • Los items son meramente textos planos. No permite texto enriquecido o adjuntar documentos (imágenes, páginas web, documentos office...)

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Workflowy



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