GTD: Herramientas

Cuando David Allen concibió GTD, lo hizo como un método, el cual es independiente de las herramientas que se utilicen para llevarlo a cabo. En su libro "Organízate con eficacia", David Allen no expuso unas herramientas concretas, si no que exponía ejemplos con algunas herramientas comunes.

La herramienta más básica para utilizar GTD es un simple bloc de notas con un bolígrafo. Es un sistema que yo mismo he utilizado y que me ha funcionado muy bien.

Las herramientas físicas de oficina, tales como bandejas, archivadores, carpetas, etc., son de uso estándar y universales.

Las últimas tecnologías ponen a nuestra disposición herramientas que nos facilitan mucho la tarea, además de incrementar las posibilidades: mayor disponibilidad (en cualquier lugar y en cualquier momento), formatos estándar, sincronización entre dispositivos, integración con otras herramientas, etc.

¿Cuál es la mejor la mejor herramienta para trabajar en GTD? Dependerá del criterio y de los gustos de cada uno. Mi recomendación es probar cada herramienta para hacerse una idea hasta encontrar aquella que mejor se adapte a nuestra forma de trabajar y nos ofrezca los mejores resultados.

Desde hace algún tiempo utilizo mi smartphone para casi todo, ya que al estar conectado a Internet, puedo utilizar aplicaciones que utilizan la nube para transmitir y recuperar la información. La nube (cloud), básicamente es un concepto mediante el cual describimos la posibilidad de conectarnos a la información y consumir información de forma natural y sencilla. Por ejemplo, cualquier aparato necesita electricidad para funcionar. Aunque conozcamos los principios de la electricidad, de su generación, distribución y mantenimiento, estos conceptos son abstractos para nosotros a la hora de conectar nuestra tostadora al enchufe de la cocina. De modo similar, la nube nos ofrece conectarnos a servicios y a información de forma similar a un enchufe.

A la hora de buscar una herramienta para trabajar con GTD he filtrado mediante varios requisitos que creo fundamentales:
  • Sencillez
  • Funcionalidad
  • Disponible en varios dispositivos: smartphone, PC, etc.
  • Multiplataforma: Windows, iOS, Android...
  • Aplicación Web, a fin de estar disponible cualquier plataforma sin necesidad de instalar aplicaciones, solamente a través de un navegador Web
Tras haber probado muchas herramientas de alta tecnología, y después de un tiempo de experiencia, puedo recomendar tres: Wunderlist, Evernote y DoIt.


Wunderlist


Fortalezas: 
  • Muy fácil e intuitiva, idónea para empezar.
  • Permite la colaboración de listas y notas entre varias personas.
  • Interfaz personalizable (fondos, disposición...)
  • Buscador de tareas.
  • Programación de tareas mediante un calendario.
  • Visualización mediante vistas: todas, importantes, completadas, hoy, mañana, 7 siguientes días, más tarde y sin fecha.
  • Aviso de tareas atrasadas.
  • Campo comentario para la tarea.
  • Varios idiomas, incluído el español.
  • Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
  • Versión Web para navegadores.

Debilidades:
  • No dispone de etiquetas
  • No dispone de contextos
  • Es un gestor genérico de notas y tareas. Hay que adaptar su uso a GTD.
  • No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...

Enlace | Página oficial de Wunderlist



Evernote



Fortalezas: 
  • Permite compartir libretas (listas) con ciertas personas o hacerlas públicas.
  • Edición de texto enriquecido.
  • Permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
  • Clasificación por etiquetas.
  • Buscador con posibilidad de restringir a una determinada libreta.
  • Varias opciones de ordenación de las notas en la libreta.
  • Papelera
  • Plugins con funcionalidades complementarias y avanzadas para navegador: capturar Webs, fragmentos, dibujos y anotaciones, etc.
  • Campo comentario para la tarea.
  • Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
  • Varios idiomas, incluído el español.
  • Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
  • Versión Web para navegadores.

Debilidades:
  • Es un gestor de notas. Hay que adaptar su uso a GTD.
  • No tiene concepto de tareas. No es posible programar un calendario, conocer qué tareas hay hoy o esta semana.
  • La interfaz no es personalizable.

Enlace | Página oficial de Evernote


DoIt


 
Fortalezas: 
  • Interfaz sencilla e intuitiva.
  • Completamente concebido para GTD .
  • Clasificación por listas de atención en el tiempo (Hoy, Mañana, Próximo, Agenda, Algún día, A la Espera), Contextos y Proyectos.
  • Contextos y Proyectos personalizables.
  • Definición de etiquetas por tarea.
  • Definición de prioridad por tarea.
  • Permite añadir diferentes comentarios a cada tarea.
  • Posibilidad de definir Inicio y Fin de la tarea, en términos de fecha y hora.
  • Definición de tareas repetitivas.
  • Notificación de tareas a través de nuestra propia cuenta de correo.
  • Sincronización de tareas agendadas en Google Calendar.
  • Visualización de tareas por agrupación: Asignación, Contexto, Proyecto, Fecha de inicio, Fecha Fin, Prioridad.
  • Buscador.
  • Opciones de configuración y personalización.
  • Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta.
  • Está disponible para iPhone, iPad y Android. 
  • Versión Web para navegadores.

Debilidades:
  • No está disponible en españo.
  •  Las listas están limitadas a las estándar de GTD.
  • No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
  • La interfaz no es personalizable.

Enlace | Página Oficial de DoIt





Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

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