Organización personal con GTD y Wunderlist


Wunderlist es un gestor de tareas bastante funcional y muy sencillo de utilizar, disponible en multitud de idiomas. Gracias a su concepto Web en nube lo hace muy atractivo para llevarlo el smartphone o utilizarlo desde cualquier ordenador a través de un navegador web.

Wunderlist no está concebido (actualmente) para GTD, pero con algunos ajustes, podremos sacar partido de los dos conceptos, unificando método y herramienta.


Sistema de organización GTD


Por defecto, Wunderlist tiene definida únicamente la bandeja de entrada (inbox) para recopilar y almacenar nuestras cosas (tareas). Sin embargo, Wunderlist permite definir listas de un único nivel para clasificar dichas cosas, creando así la estructura mediante la cual nos organizaremos usando GTD:
  • Algún día
  • Consulta
  • Agenda
  • En espera
  • Próximo
  • Proyectos
  • Papelera

Clasificación


Tenemos una noticia buena y otra mala.

La mala noticia es que Wunderlist no posee ningún sistema de clasificación de las cosas que vamos recopilando y organizando. No posee un sistema de gestión de etiquetas.

La buena noticia es que posee un buscador sencillo y eficiente en la parte superior izquierda (justo encima del panel de listas), por lo que podemos añadir fragmentos de texto a nuestras notas, a modo de etiquetas no funcionales, supliendo con este buscador el filtrado de las notas por contexto, prioridad, etc.
Estas etiquetas son textos breves precedidos de un carácter especial, normalmente el carácter numeral (#):
  • Contexto:
    • #oficina
    • #casa
    • #ordenador
    • #telefono
    • #email
    • #recado
  • Urgencia:
    • #muy_urgente
    • #urgente
  • Prioridad:
    • #P1
    • #P2
    • #P3
  • Estimación de tiempo:
    • #3d (3 días)
    • #2h (2 horas)
    • #30m (30 minutos)
  • Esfuerzo/Concentración:
    • #fisico_alto (esfuerzo físico alto)
    • #fisico_medio
    • #fisico_bajo
    • #mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
    • #mental_medio
    • #mental_bajo
  • Otra posibles etiquetas:
    • #idea
    • #consulta
Lo anterior es una propuesta de clasificación sencilla, pero podemos definir nuestro propio sistema de etiquetas mediante diferentes caracteres especiales, por ejemplo:

  • #oficina (contexto)
  • @viaje_londres (proyecto)
  • !alta (prioridad/urgencia)
  • ?f_alto (estimación esfuerzo físico/mental)
  • $3d (estimación tiempo)
Las etiquetas de clasificación se añadirían al final del texto de la nota, a fin de tener legibilidad y poder leer de un vistazo la propia nota.


Wunderlist incluye una propiedad visual en la propia nota, que resalta mediante una estrella si dicha nota es o no importante. Por otra parte, al mostrar una lista de notas, aquellas que están marcadas como importantes, se mostrarán al principio, mostrando las no importantes (no marcadas) a continuación.




Recopilación

La recopilación se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada. Para ello, hacer clic sobre la lista Inbox para su apertura y mostrar las cosas actualmente recopiladas. En la parte superior aparece una barra que invita a introducir una nota, mediante el texto "Añade aquí tu tarea". Al hacer clic sobre esta barra se puede introducir el texto correspondiente a nuestra nota o tarea. Una vez terminado, se pulsa Enter. La nueva tarea aparecerá debajo, y en el panel de listas, en el Inbox, aparecerá el número total de tareas.
Cada tarea ocupará una línea en el listado. En la parte izquierda aparece una casilla de verificación para marcar/desmarcar la tarea como completada. También aparecerá la estrella para marcar o desmarcar la tarea como importante.

En la parte derecha aparecerá un icono de un reloj para poder asignar una fecha y planificar así la tarea. Junto a este icono aparece el icono de una hoja en blanco, el cual nos permitirá introducir información extendida a la nota o tarea.

El último icono de la derecha representa una cruz o aspa, con el que podremos eliminar definitivamente la tarea.

NOTA: Antes de eliminar definitivamente una tarea, siempre es recomendable crear una lista llamada "Papelera", y mover a ésta la tarea durante un tiempo. En las revisiones, podremos decidir, de forma concisa y definitiva, si la tarea termina eliminándose.

Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada tarea de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la tarea correspondiente y la movemos hacia la lista identificada (haciendo clic sobre la tarea, arrastrando la tarea y soltándola sobre la lista correspondiente), organizando así nuestro inventario de tareas.

El resultado final será una bandeja de entrada vacía, y las listas albergarán las tareas procesadas, mostrando el número de tareas contenidas.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a las necesidades y a la realidad actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, moveremos la tarea a la lista “Agenda”

Si la acción requiere de más información que la recopilada, se puede añadir una nota con la información extendida.

Si una acción ha sido ejecutada, podremos eliminarla o bien completarla. Una tarea completada no aparece en la vista de tareas vigentes, pero sí se puede visualizar si mediante la vista correspondiente.Una opción interesante sería crear una lista "Completado" e ir moviendo a dicha lista tareas completadas que pudiera ser interesante retener durante un tiempo, a modo de histórico, de consulta, de referencia o de justificación. Otra opción interesante sería tener una lista "Papelera" e ir moviendo a dicha lista las tareas completadas o innecesarias, pero que, antes de eliminar, preferimos revisar con más calma.


El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.

Vistas

Las vistas son una funcionalidad muy potente de Wunderlist, las cuales permiten filtrar y visualizar cierto tipo de tareas. Las vistas son accesibles en la parte inferior de la pantalla, y están agrupadas en dos categorías: por estado y por planificación.

  • Vista de tareas por estado:
    • Todas (sin estado)
    • Importantes (marca de importancia)
    • Completadas (marca de completada)
  • Vista de tareas por planificación:
    • Hoy
    • Mañana
    • Siguientes siete días
    • Más tarde
    • Sin fecha

Gestión de Proyectos

Como se comentó anteriormente, Wunderlist es un gestor de tareas y no contempla funcionalidades específicas de GTD, por lo que hay que adaptar el método a la herramienta.

Para la gestión de proyectos, hay dos posibilidades:
1) Crear una lista por proyecto. Si gestionamos muchos proyectos a la vez, y planificamos muchos proyectos futuros, esto puede volverse algo caótico.
2) Tener una única lista "Proyecto", y crear una tarea por proyecto, en la cual se definen, se anota y se gestionan referencias a las tareas del mismo mediante la funcionalidad de nota o comentario. Cada anotación se traduce en una tarea física, con una etiqueta referenciando al proyecto, y que se gestiona independientemente del proyecto. Este proceso es muy manual, y hay que estar constantemente actualizando en las notas y etiquetando las tareas.




Conclusiones

Wunderlist es una excelente herramienta de gestión de tareas, que destaca por su sencillez y su funcionalidad. Adaptar el uso de esta herramienta para implementar GTD no es complicado, aunque el poder disponer de un auténtico gestor de etiquetas podría mejorar mucho la clasificación de las tareas. Asimismo, la gestión de tareas puede llegar a ser ardua. Al menos, si las listas permitieran dos o tres niveles para subclasificar proyectos, la gestión de proyectos mejoraría notablemente.


Fortalezas: 

  • Muy fácil e intuitiva, idónea para empezar.
  • Permite la colaboración de listas y notas entre varias personas.
  • Interfaz personalizable (fondos, disposición...)
  • Buscador de tareas.
  • Programación de tareas mediante un calendario.
  • Visualización mediante vistas: todas, importantes, completadas, hoy, mañana, 7 siguientes días, más tarde y sin fecha.
  • Aviso de tareas atrasadas.
  • Campo comentario para la tarea.
  • Varios idiomas, incluído el español.
  • Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
  • Versión Web para navegadores.

Debilidades:
  • No dispone de gestor de etiquetas
  • No dispone de gestor de proyectos
  • Sólo dispone de un nivel de listas. Disponer de al menos dos niveles, mejoraría notablemente las posibilidades de clasificación y subclasificación.
  • Es un gestor genérico de notas y tareas. Hay que adaptar su uso a GTD.
  • No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...


Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Wunderlist