Organización personal con GTD y Evernote

Evernote es, indudablemente, la herramienta de notas más popular y utilizada que existe en la actualidad. Permite trabajar cómodamente desde un ordenador o desde un dispositivo móvil, gracias a su filosofía web en nube. Pero lo más sorprendente es su especialidad: la recopilación.

Permite capturar todo tipo de notas, y en cualquier formato. Permite guardar las notas en formato de audio, capturar partes de una página web, tomar notas mediante garabatos y dibujos, mediante escritura a mano, transformar blogs y artículos de la web en textos, o transformar nuestras notas en material de estudio.Las notas son ricas en contenidos, pudiendo capturar imágenes, vídeos, audio, HTML, documentos, etc.

No es de extrañar que Evernote se haya convertido en una opción preferente a la hora de elegir una herramienta tecnológica para implementar GTD.


Sistema de Organización GTD

El mundo de Evernote es el de las notas. Por tanto nuestra estructura de organización GTD, basada en listas, se va a gestionar en un sistema de libretas de un único nivel para organizar las notas:

  • #INBOX
  • 00-HOY
  • 01-ALGUN DIA
  • 02-CONSULTA
  • 03-AGENDA
  • 04-EN ESPERA
  • 05-PROXIMO
  • 06-PROYECTOS
  • 07-COMPLETADO 
La libreta #INBOX se definirá como libreta principal. Esto se consigue editando sus propiedades.

NOTAS:
1) Evernote ordena alfabéticamente la lista de libretas. Preceder al nombre de la libreta de los carateres y números anteriormente propuestos, permite mantener ese orden y hace que sea más sencillo implementar GTD.
2) Evernote incluye una papelera, por lo que no es necesario definir una libreta de este tipo.


Clasificación

Evernote permite definir y gestionar fácil y cómodamente etiquetas para cada una de nuestras notas. Podemos definir las etiquetas sin necesidad de caracteres especiales.
  • Contexto:
    • oficina
    • casa
    • ordenador
    • telefono
    • email
    • recado
  • Urgencia:
    • muy_urgente
    • urgente
  • Prioridad:l
    • P1
    • P2
    • P3
  • Esfuerzo/Concentración:
    • fisico_alto (esfuerzo físico alto)
    • fisico_medio
    • fisico_bajo
    • mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
    • mental_medio
    • mental_bajo
  • Otra posibles etiquetas:
    • idea
    • consulta
NOTA: No tiene sentido ni resulta útil utilizar etiquetas de estimación de tiempo, dado el número posible de etiquetas que podrían surgir, las cuales permanecerían definidas para su uso, aunque deje de haber tareas que las utilicen. Una posible clasificación sin uso de etiquetas podría ser el escribir como texto, al final del título de la nota, la estimación de tiempo entre corchetes. Por ejemplo: [3d] (tres días), [2h] (2 horas) o [30m] (30 minutos).


Recopilación


Este es el punto fuerte de Evernote, permitiéndonos redactar notas extensas, aplicando formatos de texto, como si de un procesador de textos se tratara. Podemos seleccionar, copiar y pegar fragmentos de HTML, imágenes y adjuntar documentos de todo tipo. Podemos capturar una nota manuscrita, capturar una grabación de voz (audio notas) o capturar una fotografía con la cámara del smartphone o la webcam del ordenador. Por ejemplo, en una nota para proyectar un viaje a Egipto, se pueden adjuntar archivos PDF con los catálogos de ofertas de las agencias de viajes, imágenes escaneadas de las tarjetas de visitas de los comerciales, URLs a páginas de turismo, blogs, etc.

La recopilación se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada. 


Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada nota de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la nota correspondiente y la movemos hacia la libreta identificada (haciendo clic sobre la nota, arrastrando la nota y soltándola sobre la libreta correspondiente), organizando así nuestro inventario de notas.


Al tratarse de un gestor de notas, no posee las funcionalidades de un gestor de tareas, por lo que carece de la gestión de propia de calendarios. Ante esta situación, podemos gestionar este punto de dos maneras:

1) Tratando manualmente el concepto del tiempo en las notas, anteponiendo al título la fecha y hora (entre corchetes, por ejemplo) y organizándolas en la libreta "AGENDA". Diariamente, realizar una eficaz revisión de dicha libreta para planificar el día, llevando las notas a la libreta "HOY".

2) Gestionando las tareas planificadas en una aplicación de calendario. En la revisión diaria de este calendario, planificar el día creando las notas correspondientes en la libreta "HOY".


El procesamiento concluirá con la bandeja de entrada vacía. La organización llevará las notas procesadas a las libretas correspondientes. Cada libreta mostrará el número total de notas contenidas.


Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a la realidad y a las necesidades actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, actualizaremos la fecha y moveremos la nota a la lista “Agenda”

Si una acción ha sido ejecutada, podremos moverla a la papelera, antes de proceder a su eliminación. Una opción interesante sería crear una lista "Completado" e ir moviendo a dicha lista notas completadas que pudieran ser interesantes retener durante un tiempo, a modo de histórico, de consulta, de referencia o de justificación.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.


Búsqueda de notas

Evernote posee un potente buscador que filtra todas las notas que contengan en su contenido el texto especificado, pudiendo reducir el ámbito de búsqueda a una determinada libreta. Permite también añadir filtros: Contiene (imágenes, vídeo, texto encriptado, adjunto, audio, PDF o manuscrito), Origen (correo enviado a Evernote, página web, otra aplicación, Evernote Hello, móvil, Evernote Food), Tarea (terminada, incompleto), Creado (Desde/Antes de Hoy, Esta semana, Este mes, Este año, Ayer, Última semana, Último mes, Último año) o Modificado (Desde/Antes de Hoy, Esta semana, Este mes, Este año, Ayer, Última semana, Último mes, Último año).

También es posible buscar notas que contenga una determinada etiqueta. Para ello, se accede al panel izquierdo y, en la sección de Etiquetas, localizar la etiqueta y hacer clic sobre ella.


Gestión de Proyectos

La gestión de libretas de Evernote permite agregar libretas a una pila. Una pila es un conjunto de libretas. Visualmente se mostraría de forma similar a una libreta (pila) que contiene otras libretas en su interior.Esto nos permite organizar nuestros proyectos de forma eficiente y sencilla.

Para crear la pila "06-PROYECTOS":
  • Si se creó la libreta "06-PROYECTOS":
    • Mover sus notas a la papelera
    • Eliminar esta libreta
  • Crear una libreta con el nombre de un proyecto
  • Seleccionar la libreta del proyecto:
    • Hacer clic con el botón derecho del ratón, o hacer clic sobre el icono de despliegue, para mostrar el menú contextual
    • Seleccionar la opción "Agregar a la pila"
    • Seleccionar la subopción "Nueva pila..."
    • Asignar el nombre "06-PROYECTOS"
  • Acceder a la papelera y mover las notas al proyecto.
Para cada proyecto se crea una libreta, la cual se agregará a la pila "06-PROYECTOS". En el interior de la libreta se organizarán las notas correspondientes a dicho proyecto.


Conclusiones

Evernote es un gestor de notas completísimo y cuidado al máximo, para hacer de la recopilación una delicia. La organización por libretas se puede asimilar muy bien para organizar usando GTD. La gestión de etiquetas facilita mucho la clasificación de las cosas, al estilo GTD, incluyendo la gestión de proyectos.

Sin embargo, al no gestionar calendarios, la gestión y la organización de Agenda ha de hacerse manualmente o ayudándose de otra herramienta de calendario.


Fortalezas: 

  • Permite compartir libretas (listas) con ciertas personas o hacerlas públicas.
  • Edición de texto enriquecido.
  • Permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
  • Clasificación por etiquetas.
  • Buscador con posibilidad de restringir a una determinada libreta.
  • Varias opciones de ordenación de las notas en la libreta.
  • Papelera
  • Plugins con funcionalidades complementarias y avanzadas para navegador: capturar Webs, fragmentos, dibujos y anotaciones, etc.
  • Campo comentario para la tarea.
  • Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
  • Varios idiomas, incluído el español.
  • Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
  • Versión Web para navegadores.

Debilidades:
  • Es un gestor de notas. Hay que adaptar su uso a GTD.
  • No tiene concepto de tareas. No es posible programar un calendario, conocer qué tareas hay hoy o esta semana.
  • La interfaz no es personalizable.

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Evernote

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