Organización personal con GTD y DoIt

DoIt (Házlo) es una herramienta en la nube, completamente concebida y diseñada para implementar GTD de forma sencilla y funcional, sin necesidad de adaptar nada. Está disponible como aplicación Web (accesible desde cualquier navegador en cualquier sistema operativo), o como aplicación para smartphones y tabletas de Apple o con Android.


Sistema de Organización GTD

Doit tiene predefinido el sistema de organización estándar de GTD.
El panel "Collect" (recopilar) incluye la bandeja de entrada ("Inbox").

El panel "Focus" (enfoque) contempla las listas "Algún día" ("Someday"), "Agenda" ("Scheduled"), "En espera" ("Waiting") y "Próximo" ("Next"). Adicionalmente, gracias a su gestión inteligente de calendario, posee las listas "Hoy" ("Today") y "Mañana" ("Tomorrow"), las cuales se actualizarán automáticamente desde el calendario, con las acciones correspondientes.

DoIt está más orientado a la gestión de tareas que a la información. Esto hace que las listas sean fijas e inamovibles, haciendo rígido el sistema de organización. La lista "Consulta" aquí no tendría cabida, pero se podría suplir de la siguiente manera:
  • Crear una nota (tarea sin fecha), con una referencia a la documentación, y depositarla en la lista "Algún día".
  • Gestionando la lista "Consulta" como un sistema de archivo independiente: un archivador, una carpeta, un disco duro, un pendrive, un espacio en la nube, otra aplicación, etc.


Clasificación

DoIt contempla la gestión de contextos en un panel exclusivo ("Context"):
  • Home (Casa)
  • Office (Oficina)
  • Errands (Recados)
  • Phone (Teléfono)
  • Computer (Ordenador)
Los contextos son editables y personalizables, pudiendo traducir el nombre de los contextos del inglés a cualquier otro idioma. También podemos crear nuestros propios contextos, o eliminar uno existente.



Asimismo, permite el uso y la gestión de etiquetas personalizables para crear nuestros criterios de clasificación. Las etiquetas son textos cortos, precedidos por un carácter especial (en DoIt es el carácter Ampersand (&)), y son utilizados en la edición de la tarea:
  • Urgencia:
    • muy_urgente
    • urgente
  • Esfuerzo/Concentración:
    • fisico_alto (esfuerzo físico alto)
    • fisico_medio
    • fisico_bajo
    • mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
    • mental_medio
    • mental_bajo
  • Otra posibles etiquetas:
    • idea
    • consulta




NOTAS:
1) No tiene sentido ni resulta útil utilizar etiquetas para la estimación de tiempo, dado el número posible de etiquetas que podrían surgir, las cuales permanecerían definidas para su uso, aunque deje de haber tareas que las utilicen. Una posible clasificación sin uso de etiquetas podría ser el escribir como texto, al final del título de la nota, la estimación de tiempo entre corchetes. Por ejemplo: [3d] (tres días), [2h] (2 horas) o [30m] (30 minutos).
2) DoIt posee un atributo de tarea específico para clasificar la prioridad, por lo que no es necesaria una etiqueta para este criterio.





Recopilación

Aunque es posible crear tareas en cualquier lista, es preferible no saltarse el primer principio de GTD: la recopilación. Por ello, crearemos siempre las tareas en la bandeja de entrada (Inbox). Para ello, se hace clic sobre esta lista, a fin de mostrar su contenido. A continuación, se hace clic sobre el icono "Create a task" (Crear una tarea), el cual se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla:
Aparecerá el formulario de datos de tarea:
Este formulario está compuesto de varios paneles o secciones, de arriba a abajo:
  • Título de la tarea
  • Descripción de la tarea
  • Calendario: 
    • all-day: Marca para todo el día (sin hora)
    • deadline: Define el día y la hora límite
  • Propiedades de la tarea:
    • Project (proyecto)
    • Context (contexto)
    • Priority (prioridad): None (ninguna), Low (baja), Medium (media) o high (alta)
    • Tags (etiquetas). Podemos crear nuestras propias etiquetas o seleccionar una existente.
  • Repeat (repetir). Permite que la tarea pueda repetirse automáticamente. 
    • Mode (modo). 
      • Daily (diariamente)
      • Weekly (semanalmente)
      • Weekday (día de la semana). Selección de los días de la semana.
      • Monthly (mensualmente)
      • Yearly (anualmente)
    • Frequency (frecuencia). Define cada cuantos n períodos se repite. Por ejemplo, cada 3 días, cada 2 semanas, etc.
    • Period (período). Permite definir hasta que fecha final se lleva a cabo la repetición.
  • Notificaciones. Permite definir las notificaciones de la tarea y tiempo de preámbulo del aviso (en minutos, horas o en la propia fecha).
    • Popup. Ventana flotante en el navegador.
    • Email. Mediante un correo electrónico.
  • Assign to (asignado a). DoIt permite crear un entorno colaborativo de personas, compartiendo tareas. Esta propiedad permite asignar la tarea a una o varias personas.
Para guardar la tarea, se hace clic sobre el botón "Save" (guardar).


A efectos prácticos, en la fase de recopilación asignaremos normalmente el título y, a veces (dependiendo de las necesidades), también una breve descripción y/o el contexto. El resto de propiedades y clasificaciones se detallarán en la fase de revisión.


DoIt posee un sistema de recopilación rápida que ahorra mucho tiempo. En la parte superior aparece una barra de introducción de datos, en la que podremos introducir directamente el título de la tarea (modo nota), y a continuación podremos especificar algunas propiedades de forma directa, utilizando un carácter especial, el cual mostrará la lista de propiedades disponibles, para su selección:
  • # (proyecto)
  • @ (contexto)
  • & (etiqueta)
  • ! (prioridad)
  • ^ (fecha de inicio)
Cuando se termina de introducir la nota, ésta aparecerá en la lista que hay debajo.Si la tarea posee propiedades de fecha y/o hora, será automáticamente movida a la agenda o a la lista "Hoy" o "Mañana" (si procede). Si se especificó un proyecto, DoIt mueve la tarea directamente al proyecto correspondiente.


Para que la recopilación sea aún más cómoda y rápida, podemos hablar al micrófono, y DoIt transferirá directamente nuestro diálogo a texto. Ello se consigue mediante el icono del micrófono que hay a la derecha de la barra de introducción de texto.




NOTA: Para editar una tarea, basta con hacer doble clic sobre la misma, o bien seleccionando la tarea (con un clic) y haciendo clic sobre el icono Editar (lápiz).



Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada tarea de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la tarea correspondiente y la movemos hacia la lista identificada (haciendo clic sobre la tarea (en la parte izquierda, sobre la barra de puntos), arrastrando la tarea y soltándola sobre la lista correspondiente), organizando así nuestro inventario de tareas.

El procesamiento concluirá con la bandeja de entrada vacía. La organización llevará las tareas procesadas a las libretas correspondientes. Cada lista mostrará el número total de tareas contenidas.

DoIt posee un sistema inteligente de organización que ahorra tiempo y evita errores de clasificación. Cuando una tarea posee ciertos atributos, tales como la fecha o el proyecto, automáticamente realiza el procesamiento y la organización, depositando la tarea en la lista correspondiente.


Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a la realidad y a las necesidades actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, actualizaremos la fecha y DoIt moverá la tarea automáticamente a la lista “Agenda”, gestionando automáticamente el calendario.

Si una acción ha sido ejecutada, podemos marcarla (casilla de verificación a la izquierda de la tarea) como completada. Con ello, se moverá automáticamente a la lista "Completed" ("Completada"). La lista de tareas completadas es un repositorio histórico. Si se desmarca una tarea completada, ésta retorna nuevamente a la lista en la que se encontraba cuando se marcó como completada.


Para eliminar una tarea, se ha de mover la tarea a la lista "Trash" ("Papelera"). Esta lista funciona de modo similar a la de "Completed", salvo que las tareas no se recuperan desmarcando, sino moviendo la tarea al lugar deseado. Para eliminar definitivamente las tareas de la papelera, se hace clic en el icono "Empty" ("Vaciar").

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta. 





Búsqueda de tareas

DoIt posee potentes filtros para encontrar tareas concretas:
  • Listas. Haciendo clic sobre una lista muestra únicamente las tareas de dicha lista.
  • Contextos. Haciendo clic sobre un contexto, filtra las tareas que se encuentren en dicho contexto.
  • Proyectos. Haciendo clic sobre un proyecto, mostrará las tareas de dicho contexto.
  • Completado. Haciendo clic sobre este filtro, mostrará únicamente las tareas completadas.
  • Papelera. Muestra las tareas que se han eliminado.
  • Group by (agrupado por). En una lista, puede crear grupos, reuniendo las tareas mediante:
    • Contexto
    • Fecha inicio
    • Fecha límite (deadline)
    • Prioridad
    • Proyecto
    • Completitud
  • Buscador. Filtra tareas que contengan cierto fragmento de texto. Incluye un buscador avanzado, que añade al buscador, más criterios, permitiendo ademar ordenador los resultados (por fecha inicio, fecha fin o prioridad). La combinación de criterios pueden guardarse como filtros personalizados que se pueden utilizar rápidamente. Los criterios de filtro que se pueden configurar son:
    • Status (estado)
    • Priority (prioridad)
    • Deadline (fecha límite)
    • Context (contexto)
    • Project (proyecto)
    • Tags (etiquetas)
    • From (desde (una determinada fecha))
    • To (hasta (una determinada fecha))
    • Group by (agrupado por: fecha inicio, fecha límite, prioridad, proyecto o contexto

Gestión de proyectos

DoIt permite, de forma natural, la gestión de proyectos. En la parte izquierda hay un panel dedicado exclusivamente a los proyectos.


Para crear un proyecto, hacer clic en el icono "+" en la parte inferior de la pantalla, y seleccionar "New Project..." (Nuevo Proyecto). Aparecerá el formulario de información del proyecto a crear.
Este formulario está compuesto de las siguiente secciones, de arriba a abajo:
  • Título del proyecto
  • Descripción del proyecto
  • Tipo de lista para albergar los proyectos:
    • Next (Próximo). Por defecto
    • Today (Hoy)
    • Tomorrow (Mañana)
    • Scheduled (Agenda)
    • Someday (Algún día)
  • Deadline (Fecha límite). Fecha objetivo o de finalización.
  • Context (Contexto)
También se puede crear un proyecto a partir de una tarea. Basta con seleccionar la tarea y hacer clic en el icono "Convert to Project" ("Convertir a Proyecto").

En el propio panel de proyectos podemos seleccionar el proyecto para visualizar las tareas que contiene.  A la derecha del título aparece un icono similar a un sol, con el que podremos editar las propiedades del proyecto o eliminar éste.




Conclusiones

DoIt es la herramienta perfecta para organizarse con GTD. Es sencilla, eficaz, funcional, práctica y automatiza muchas tareas, tales como la gestión del calendario junto con las listas "Agenda", "Hoy" y "Mañana", así como también el procesamiento y la organización automática de tareas con fecha (calendario) o asignadas a un proyecto.



Las posibilidades de configuración de las tareas es bastante amplia y la gestión de los proyectos es natural y cómoda.

¿Se puede pedir más? Bueno, sí: que esté disponible en varios idiomas, así como también la posibilidad de poder añadir y configurar listas, para personalizar el sistema de organización.


Fortalezas: 

  • Interfaz sencilla e intuitiva
  • Completamente concebido para GTD
  • Clasificación por listas de atención en el tiempo (Hoy, Mañana, Próximo, Agenda, Algún día, A la Espera), Contextos y Proyectos
  • Contextos y Proyectos personalizables
  • Definición de etiquetas por tarea
  • Definición de prioridad por tarea
  • Permite añadir diferentes comentarios a cada tarea
  • Posibilidad de definir Inicio y Fin de la tarea, en términos de fecha y hora
  • Definición de tareas repetitivas
  • Notificación de tareas a través de nuestra propia cuenta de correo
  • Sincronización de tareas agendadas en Google Calendar
  • Visualización de tareas por agrupación: Asignación, Contexto, Proyecto, Fecha de inicio, Fecha Fin, Prioridad
  • Buscador
  • Opciones de configuración y personalización
  • Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
  • Está disponible para iPhone, iPad y Android
  • Versión Web para navegadores

Debilidades:
  • No está disponible en español
  • Las listas están limitadas a las estándar de GTD
  • No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
  • La interfaz no es personalizable

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de DoIt


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