Cuarto principio básico de GTD: la revisión


La productividad no tiene sentido si no hay una revisión continuada. De poco sirve recopilar, organizar y procesar sin una comprobación rutinaria de las cosas que hay que hacer. Resulta poco productivo y eficiente guardar y clasificar las cosas, pero sin saber qué tenemos, cuándo ejecutar o si hay que gestionar cualquier cambio en sus prioridades.


Recomendaciones para una revisión eficiente

Dada la importancia de la revisión, es imprescindible:

  • Disponer de un tiempo dedicado a la revisión en exclusiva y sin interrupciones.
  • Disponer de un lugar tranquilo para realizar la revisión con la máxima concentración.
  • Adquirir el hábito de realizar la revisión con la frecuencia suficiente. Este hábito mejorará la eficiencia de la revisión, necesitando menos tiempo y obteniendo mejores resultados.
  • No mezclar ni confundir la revisión con la ejecución de tareas. La revisión permite organizar y tener una visión de las tareas a realizar. Una vez se obtiene el plan se procede a ejecutar las tareas. La revisión prepara la ejecución.


La revisión diaria

La revisión diaria permite organizar y preparar el plan de tareas para el día de hoy. Esta revisión se realiza antes de comenzar a ejecutar ninguna tarea. Las acciones a realizar para gestionar esta revisión son las siguientes:

  • Revisión de la agenda, a fin de conocer los compromisos de hoy, obteniendo una composición de las tareas a realizar, la distribución del tiempo y la identificación de parcelas libres para ubicar otras tareas en el día.
  • Si se organizan las tareas por contextos ("Casa", "Oficina", "Ordenador", etc.), es recomendable revisar las tareas por este criterio, a fin de poner foco en el contexto actual. Si estamos en la oficina, tiene poco sentido revisar tareas para casa.
  • Revisión de la lista de "Próximo/Proximas acciones", con el fin de identificar si alguna tarea, ya sea por su urgencia o por su importancia puede o debe ser atendida en la jornada de hoy. También es posible identificar tareas que dejan de ser prioritarias y pueden pasar a otras listas, como "En Espera" o "Algún día/Tal vez".
  • Es  recomendable realizar también una revisión instantánea de la lista "En espera", a fin de conocer si alguna tarea delegada va a terminar en breve y es necesario realizar el seguimiento oportuno.

De forma opcional, y a modo de excelencia en la calidad de nuestro trabajo, se puede realizar otra revisión diaria al final del día, a modo de verificación. La primera revisión realiza una preparación o planificación de la actividad de ese día. La segunda revisión serviría para verificar si el plan se ha cumplido, para identificar desviaciones, para analizar errores, para evaluar los acontecimientos más importantes, etc. Con esta revisión  se adquiere el conocimiento necesario para la automejora continua.


La revisión semanal

Al final de la semana es recomendable realizar una revisión de todas las listas, a fin de hacer inventario, evaluar y valorar el estado de todas nuestras tareas. Los objetivos de esta revisión son los siguientes:
  • Tener visión clara de todas las tareas e información de nuestro inventario, así como también de los objetivos a perseguir.
  • Tener al día el inventario. Esto otorga control y, por tanto, aporta también despreocupación y alivia el estrés.
  • Revisar y procesar las cosas pendientes.
  • Definir los objetivos de la próxima semana.
  • Evaluar qué tareas no se han completado esta semana.
  • Conocer qué tareas nos aguardan la próxima semana, actualizando la agenda al respecto.
  • Reorganizar y actualizar todas las listas, adaptando éstas a la realidad y a los objetivos actuales.
  • Revisión de los proyectos para preparar las tareas necesarias de la semana.
  • Recordar el material de consulta y las tareas de "incubadora" ("Tal vez/Algún día"), y verificar si puede ser necesario.
  • Limpiar del inventario tareas redundantes, duplicadas o desestimadas.

¿Cuánto tiempo se necesita para revisar?

No hay un tiempo estimado, y todo depende de la carga de trabajo, de la cantidad de compromisos, de lo concienzudo que seamos, del caos organizativo, etc.

Una vez que se implementa GTD como método de productividad, los hábitos adquiridos mejoran la eficiencia y los tiempos. En mi caso particular, no suelo necesitar más de 10-15 minutos para la revisión diaria, o de 30-45 minutos para la revisión semanal. Estos tiempos son solamente una referencia personal.




Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


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