Primer principio básico de GTD: La recopilación

La recopilación es el primer principio de GTD, y constituye la base sobre la cual se asentará el resto del método, lo cual determinará los resultados de productividad y eficacia.


¿En qué consiste la recopilación?


Básicamente, la recopilación consiste en ir guardando las cosas que después se harán, dejando recordatorios o notas en un lugar común, al que llamaremos canasto, bandeja, inbox…

El objetivo que persigue la recopilación es liberar a nuestra mente de la tarea de recordar y de pensar qué hay que hacer. Para ello, se delega o se confía en un lugar común y fijo donde siempre van a estar los recordatorios de las cosas de las que ocuparse después.

La mente humana es un poderoso instrumento, pero tiene sus limitaciones. La principal limitación es que la mente no tiene una capacidad multitarea real, por muchas cosas simultáneas que intente procesar. A la hora de trabajar, el ritmo, la espontaneidad, la incertidumbre, los cambios… afectan seriamente a la concentración, a la capacidad de recordar y de pensar en los problemas y en las cosas que hay que realizar.


¿Cuál es el proceso básico de la recopilación?


Es muy importante tener en cuenta que la recopilación ha de poder realizarse en cualquier lugar y en cualquier momento, para lo cual el canasto debe estar siempre disponible. De esta manera, si estamos haciendo cualquier actividad y surge algo nuevo que haya que hacer (por ejemplo, nos interrumpe un compañero para pediros algo, o nos viene de repente una idea), en ese mismo momento arrojamos al canasto el recordatorio y seguimos trabajando con lo que estábamos haciendo. La mente se libera así de la carga de memorizar y de pensar, tiene la tranquilidad de recuperarlo después, y sigue concentrada en la tarea que estaba realizando.

Este concepto tan simple puede confiarnos y llevarnos a cometer los mismos errores de siempre, delegando nuevamente a nuestra pobre memoria la tarea de capturar el recordatorio. Para que la recopilación funcione realmente y sea efectiva, hemos de tener el hábito o la costumbre de realizarlo siempre. Esta es la parte más difícil, pero una vez implantemos dicho hábito, esta actividad se realizará de forma natural.


El canasto


Aunque haya utilizado el nombre de canasto, uno puede utilizar el término con el que se sienta más identificado o cómodo, como bandeja de entrada, inbox, repositorio, cesto, etc. El término es indiferente, y con él vamos a designar un lugar común y fijo en el cual vamos a guardar o registrar los recordatorios de todo aquello que vayamos a realizar más tarde.

Con la descripción anterior no se pretende limitar la recopilación a un único canasto o repositorio de forma fija y universal, pero sí a uno o varios repositorios controlados, que estén siempre a mano y que se vayan a utilizar siempre, pero, recomendablemente, usar siempre el mismo según el escenario o el contexto.

Por ejemplo, podemos utilizar un canasto para la oficina y otro para casa. O podemos tener un canasto para cuando visitamos a clientes y proveedores, y otro en nuestro ordenador. Podemos definir un canasto en nuestra mesa y otro en nuestro gestor de correo electrónico. Los escenarios y contextos son definidos por nosotros mismos, y la mejor recomendación es ser lo más sencillo posible y utilizar el sentido común, conociendo bien nuestra rutina, nuestras costumbres, y a dónde dirigirnos para utilizar el canasto.


¿Qué herramientas usamos como canasto?


La mejor herramienta es aquella (o aquellas) con la cual estemos acostumbrados a trabajar y con la que nos sintamos realmente cómodos. El canasto puede ser la típica bandeja de entrada en la que se depositan documentos, un archivador, una carpeta, un simple bloc de notas, una aplicación para el ordenador o para el Smartphone.

En mi caso particular utilizo las siguientes herramientas:
  • Un bloc de notas, cuando no tengo disponibilidad de mi Smartphone o de mi ordenador portátil.
  • La aplicación de correo electrónico. En este caso, uso un canasto para mi correo personal y otro para mi correo profesional.
  • Una aplicación en nube, en la que sincronizo todas mis notas en el Smartphone, en cualquier ordenador, o en cualquier tablet y desde cualquier navegador Web.


¿Cómo hemos de recopilar?


No hay reglas especiales para la recopilación. Lo realmente esencial es recopilar, en cualquier momento y lugar, utilizando nuestro canasto.

Cuando se recopila, únicamente hemos de dejar el recordatorio en el canasto. Hemos de olvidarnos de clasificar, categorizar, dar prioridad o urgencia a ese recordatorio. Eso se realizará más tarde. Lo importante es continuar con nuestra tarea en curso, sin perder la concentración, ni el tiempo ni las energías. Ya nos preocuparemos de los recordatorios y de las tareas relacionadas cuando llegue el momento.

Sobre qué guardar en el canasto, dependerá de lo que identifiquemos y que nos permita recordar qué hacer con ello. Lo más básico y elemental, es guardar una nota breve. Si hay más información que consultar para realizarlo, podemos añadir una referencia para encontrar dicha información. También se puede depositar un documento (como una factura, una receta médica (para recordar comprarla, por ejemplo), un catálogo, un informe, una fotografía, etc). A veces se puede también depositar un objeto físico (por ejemplo, un tubo de pasta dentrífica vacía para comprar, o una tarjeta de visita para actualizar la agenda). Si utilizamos herramientas tecnológicas, es posible también guardar correos electrónicos, URLs, páginas web completas, notas de voz, documentos electrónicos, imágenes, vídeos, etc.

A menudo nos surgirá la duda de si guardar en el canasto profesional algo personal o viceversa. Mi consejo es guardar en ese momento lo que surja en el canasto que tengas, pues a menudo surgirán, de forma inevitable, temas personales cuando estés trabajando, y temas profesionales cuando estés en casa. Más adelante, se puede cambiar el recordatorio de canasto, o llevarlo a la lista correspondiente. En mi caso, por ejemplo, al usar una aplicación en nube desde un Smartphone, un ordenador personal o desde el ordenador del trabajo, tengo un canasto para todo. Tanto si el recordatorio es para algo personal o para algo profesional, lo guardo en el mismo canasto. Más adelante, en la fase de organización, llevaré el recordatorio a la lista correspondiente.



Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


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