GTD: Caso práctico


Ha llegado el momento de exponer un caso práctico para comprender y asimilar todos los conceptos vistos anteriormente.

Principios GTD involucrados

Organización

Antes de empezar a implementar GTD, incluso antes de realizar nuestra primera recopilación, es recomendable tener preparada la estructura de nuestra organización, ya que ésta determinará qué hacer y dónde depositar todo aquello que recopilemos y procesemos. 

La estructura mínima para organizar nuestro trabajo debería ser la siguiente:
  • Sin acción:
    • Papelera (desechar)
    • Algún día (incubadora)
    • Consulta
  • Acción:
    • En Espera
    • Agenda
    • Próximo
    • Proyectos
Con el tiempo y la experiencia podremos revisar y adaptar esta estructura organizativa a nuestras necesidades.

Recopilación

La recopilación se realiza siempre inmediatamente, en el momento en el que surge una idea, un recado o cualquier cosa que requiera ser recordada y ejecutada más tarde. Para ello, dispondremos de un canasto o bandeja de entrada que esté siempre con nosotros, en donde depositaremos la nota o el recordatorio. La recopilación ha de convertirse en un hábito que nos lleve el mínimo tiempo posible sin llegar a interrumpir gravemente lo que estábamos haciendo.



Procesamiento

El procesamiento filtra las cosas que hemos recopilado en el canasto, identificando qué son y qué se debe hacer con ellas. El resultado final será el canasto vacío y las listas conteniendo las cosas correspondientes, preparadas para su ejecución. 

El procesamiento debe realizarse cada vez que se considere necesario. Mi recomendación es realizarlo, al menos, una vez al día, o si en el canasto han llegado cosas urgentes de atender.



Caso práctico

La estructura organizativa debe estar preparada antes de comenzar. El material de organización (listas, archivadores, carpetas, etc.) debe estar disponible para su uso. Si se va a utilizar una aplicación para el ordenador o el smartphone, se deben de haber creado las listas correspondientes.

A lo largo de un día se han recopilado las siguientes cosas en el canasto:
  • Cita con el dentista. 27 de Julio de 2012, a las 18:00 horas.
  • Guía de lugares a visitar en Egipto.
  • Devolver llamada a Carmen.
  • Catálogo y ofertas de hoteles y atracciones para Costa Dorada.
  • Listas de precios para equipos informáticos.
  • Catálogo de muebles juveniles.
  • Reparación del coche.
  • Preparar informe de Calidad de la semana.
  • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando.
  • Viaje a Londres el 26 de Julio.
  • Informar a Luis sobre el estado de su proyecto.

Procesamiento

Antes de empezar, recordemos las reglas y las recomendaciones sobre el procesamiento:
  • Ha de ser ágil y rápido.
  • Aquello que sale no vuelve a salir.
  • Las cosas se procesan, de una en una, desde la primera a la última.
  • El canasto ha vaciarse.
  • El procesamiento ha de realizarse cuando se pueda y sea necesario.

Y ahora empecemos a procesar:
  • Cita con el dentista. 27 de Julio de 2012, a las 18:00 horas. 
    • Obviamente, es una cosa que requiere de una acción y está programada para un día y una hora determinados. Se registrará en la AGENDA.
  • Guía de lugares a visitar en Egipto. 
    • Siempre he querido visitar Egipto, pero aún no es el momento. "Tal vez" pueda hacerlo "algún día". Será un proyecto que realizaré cuando las circunstancias lo favorezcan. Se mueve a la lista ALGUN DIA (incubadora)
  • Devolver llamada a Carmen. 
    • Esta tarea llevará un tiempo aproximado de dos minutos. Por tanto, se realizará ahora mismo y se eliminará del canasto (Regla de los dos minutos)
  • Catálogo y ofertas de hoteles y atracciones para Costa Dorada. 
    • Para este año aún no están planificadas las vacaciones, por lo que se está recopilando información y ofertas. En los próximos 3-4 meses se tomará la decisión, por lo que es algo que no se realizará próximamente, si no que está en proyecto. Por tanto, se creará un proyecto llamado "Vacaciones 2012", y allí se depositará esta información. Más tarde podremos tener más información y se crearán múltiples tareas para llevar a cabo este proyecto.
  • Listas de precios para equipos informáticos. 
    • De momento no se necesita renovar el parque informático, pero en cualquier momento puede ocurrir algún imprevisto y necesitar esta lista de precios. Es información sin acción a la vista. Se guardará en la lista CONSULTA.
  • Catálogo de muebles juveniles. 
    • Mi hija, con 10 años, va creciendo mucho. De 2 a 4 años habrá que cambiar la habitación por una más juvenil y grande. De momento no es urgente ni hay fecha concreta. De momento no es un proyecto, por lo que se guardará en la lista CONSULTA.
  • Reparación del coche. 
    • Hoy he dejado el coche en el taller. El mecánico realizará esta tarea (no yo). Así pues, se guardará esta acción en la lista EN ESPERA, con una nota que recuerde quién es la persona que la realiza, en qué fecha se le delegó y para qué fecha se espera tener acabada la tarea.
  • Preparar informe de Calidad de la semana. 
    • Esta tarea es habitual en el trabajo, y hay que realizar en los próximos días. Se moverá a la lista PROXIMO.
  • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando.
    • Esta tarea es de trabajo, y aunque no tiene una fecha concreta, hay que acabarla a lo largo de las próximas dos semanas. Por tanto, se moverá a la lista PROXIMO.
  • Viaje a Londres el 26 de Julio.
    • Por motivos de trabajo, hay que acudir a Londres para asistir a dos reuniones importantes, extraer información y aportar soluciones para los problemas que tienen los compañeros ingleses. Independientemente de lo que se registre en la AGENDA, esta tarea está compuesta de varias acciones:
      • Buscar vuelos.
      • Buscar hotel.
      • Concretar reuniones.
      • Elaborar puntos de la orden del día de cada reunión.
      • Preparar presentaciones.
      • Preparar documentación.
    • Por tanto, se creará un proyecto llamado "Reuniones Londres 26/07/2012"
  • Informar a Luis sobre el estado de su proyecto.
    • En el momento de procesar este recordatorio, Luis ya tenía esta información, por lo que ya no es necesario. Se mueve a PAPELERA.
La recopilación ha introducido en el mismo canasto cosas del trabajo y personales. Se puede añadir el contexto a cada acción para identificar qué hacer según el contexto en el que nos encontremos en un momento dado. Por ejemplo, si estamos ahora en casa, al revisar las próximas acciones a realizar, para identificar aquellas que podemos realizar en nuestro entorno, lo haremos mediante el contexto. Si queremos dedicar el tiempo disponible para realizar o devolver llamadas de teléfono, o si nos encontramos en un determinado lugar (ubicación), buscaremos por el contexto correspondiente.

Así pues, la lista de tareas quedan organizadas de la siguiente manera:
  • Sin acción:
    • Papelera (desechar)
      • Informar a Luis sobre el estado de su proyecto. [Oficina]
    • Algún día (incubadora)
      • Guía de lugares a visitar en Egipto. [Personal]
    • Consulta
      • Lista de precios para equipos informáticos. [Oficina]
      • Catálogo de muebles juveniles [Casa]
  • Acción:
    • En Espera
      • Reparación del coche. Talleres Xanadú. Delegado el 12/07/2012. Previsto para 14/07/2012 [Personal]
    • Agenda
      • Cita con el dentista. 27/07/2012 18:00h [Personal]
      • Reuniones Londres. 26/07/2012 [Oficina]
    • Próximo
      • Preparar informe de calidad de la semana. [Oficina]
      • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando. [Oficina]
    • Proyectos
      • Vacaciones 2012.
        • Catálogo y ofertas de hoteles y atracciones para Costa Dorada. [Personal]
      • Reuniones Londres 26/07/2012 [Oficina]
        • Buscar vuelos.
        • Buscar hotel.
        • Concretar reuniones.
        • Elaborar puntos de la orden del día de cada reunión.
        • Preparar presentaciones.
        • Preparar documentación.

Clasificación adicional

Adicionalmente, a la hora de clasificar las acciones, se podría añadir información adicional para abordar las acciones mediante criterios tales como:
  • Urgencia. Las tareas urgentes se superponen al resto, pues adquieren del foco de atención y exigen una finalización lo antes posible. Estas tareas deben permitir renegociar la demora del resto de tareas.
  • Prioridad. El criterio de prioridad dependerá de varios factores: importancia, nivel de energía, nivel de complejidad, etc. Este valor de criterio debería restringirse a: Alta, Media y Baja.
  • Tiempo estimado de ejecución. Cuando se van a ejecutar las acciones, puede ser interesante saber de antemano cuánto tiempo precisan para seleccionar o ajustar la tarea idónea respecto al tiempo disponible que tenemos.




Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés: