Listas de tareas
En todo sistema de organización de tareas, la lista de tareas es la herramienta clave para trabajar en el día a día. Esta lista es generada por la revisión de tareas, la cual establece qué tareas van a incorporarse a la lista, sus prioridades y el compromiso de las mismas (fecha límite).
La lista de tareas no es sólo un plan de trabajo, si no también el elemento más vivo del sistema de organización, pues debe reflejar a cada momento la foto actual del trabajo. La naturaleza de esta lista es muy dinámica, por lo que debe actualizarse constantemente, debido a la finalización de las tareas o a cambios o a imprevistos, tales como la incorporación de tareas urgentes, cambios de prioridades, paralización de tareas por dependencias o riesgos no contemplados, etc.
El concepto más sencillo de lista de tareas el de "Lista por hacer" (o ToDo List, en inglés), que consiste en una sencilla lista de tareas, dispuestas una debajo de la otra, con una breve descripción y una pequeña cajita a la izquierda para marcar si la tarea se ha completado o no. Este tipo de listas, si bien es de aceptación universal y es eficiente, carece de información del estado de cada tarea, limitándose únicamente al estado de la marca: finalizada o no finalizada. Por otra parte, este tipo de listas es, más bien, de ámbito particular, por lo que su uso en un equipo de trabajo se hace difícil y desaconsejable.
Kanban permite una gestión de tareas más optimizada y eficiente, pues está concebido para su uso a nivel particular o en equipo, es muy visual e intuitivo, permite conocer el estado de cada tarea y da una visión instantánea del estado del conjunto de todas las tareas.
Kanban es muy utilizado en las implantaciones de metodología ágil (tales como SCRUM), siendo muy popular en el desarrollo de software. Ello no limita su uso en otros ámbitos de trabajo, pues es una herramienta, y como tal puede ser utilizada para conseguir su objetivo: la gestión eficiente de tareas. Toyota, por ejemplo, utiliza Kanban desde hace varias décadas para organizar, priorizar y gestionar el trabajo de sus equipos en la fabricación de automóviles.
Básicamente, Kanban está compuesto por un tablero, el cual está dividido, horizontalmente, en tres partes, que corresponden a cada uno de los estados de las tareas: por hacer, en curso y terminada. Las tareas se escriben en una hoja o en un post-it, y se van ubicando en cada una de estas partes, a medida que su estado se actualiza.
kanban2go
kanban2go es una aplicación que permite la gestión de nuestras tareas utilizando tableros Kanban. Su concepto Web permite llevar estos tableros a cualquier parte y trabajar con ellos en cualquier momento. Basta con un simple navegador Web para acceder a kanban2go, ya sea a través de un ordenador, de una tablet o de un smartphone.
Gestión de Tableros
kanban2go permite trabajar con varios tableros, los cuales pueden definirse para varios contextos o para varios proyectos. Esta posibilidad nos permite tener un control más amplio de nuestras tareas, si es que trabajamos con varios proyectos a la vez, o gestionamos las tareas en distintos contextos, como la oficina, la casa o visitas a clientes.kanban2go aporta algo más a la filosofía Kanban, añadiendo funcionalidades interesantes gracias a la tecnología. Por ejemplo, es posible hacer público o privado un tablero, compartirlo por correo electrónico o publicarlo en Twitter.
Gestión de tareas
Las tareas se visualizan gráficamente como un post-it, y posee un modo de edición en el que aparecen opciones a modo de iconos:
Al modo edición se accede haciendo clic sobre el icono de flecha que aparece an la parte superior izquierda de la tarea, ampliando la tarea, mostrando toda la información y los iconos de edición. Las funcionalidades de la edición son las siguientes:
- Establecer fecha de compromiso (Due Date). Permite establecer la fecha y hora estimada de finalización de la tarea, que aparecerá en la parte superior de la tarea.
- Transferir (Transfer): Mueve o copia la tarea a otro tablero. Para copiar la tarea, marcar la opción "Retain a copy in current board" (retener una copia en el tablero actual).
- Archivar (Archivar): La tarea pasa a estado "Archivado", dejando de aparecer en el tablero. Para visualizar nuevamente las tareas archivadas hay que mostrar la vista de actividad (Activity View), en la cual es posible cambiar su estado nuevamente. Esta acción es útil para consulta.
- Eliminar (Delete): Elimina la tarea de forma definitiva.
- Etiquetas (Labels): En la parte inferior de la tarea, es posible especificar etiquetas separadas por comas, a fin de clasificar la tarea por cualquier concepto. Son muy útiles para filtrar en una búsqueda.
El ciclo de una tarea comienza con la creación de la misma, la cual se situará en el estado "Por hacer" (ToDo). Para actualizar el estado de la tarea, basta con seleccionar la tarea y arrastrarla a cada parte (estado) del tablero Kanban: "En progreso" (In Progress) y "Terminada" (Done). Al pasar a de un estado a otro, la tarea cambia de color:
- Naranja: Por hacer
- Magenta: En Progreso
- Verde: Terminada
Vistas
kanban2go posee dos vistas: Kanban (Kanban View) y Actividad (Activity View)
La vista Kanban es la vista por defecto, mostrando el tablero con las tareas correspondientes.
La vista Actividad muestra la típica lista "ToDo", incluyendo las tareas archivadas. Esta vista es menos vistosa que la vista Kanban, pero visualiza más tareas en forma de lista. En lugar de la cajita de marca de finalizado que suele aparecer a la izquierda de la tarea, se muestra el estado de la misma, permitiendo cambiar el estado de la tarea haciendo clic sobre el mismo.
Haciendo clic sobre la flecha que se muestra en la parte izquierda, junto al estado, se entra en modo edición, mostrando la información completa de la tarea y los iconos de edición.
Conclusiones
kanban2go es una herramienta idónea para la gestión de tareas a cualquier nivel, de forma ágil, sencilla y eficiente, aportando control e incrementando la produtividad. Su interfaz es muy intuitiva y sencilla. La exclusividad del idioma inglés no es un problema, pues son pocos los conceptos de este lenguaje a tener en cuenta, es muy natural y los iconos ayudan mucho. Está muy bien pensada y diseñada para perder el menor tiempo posible en averiguar las cosas, permitiendo enfocarnos directamente en el trabajo.
Resumiendo: kanban2go es extremadamente útil, pues permite organizarnos con eficacia y gestionar nuestras tareas de forma natural y práctica, sin complicarnos la vida. Su interfaz que es un alarde de usabilidad e intuición, y viene a demostrar que la productividad también se encuentra en las herramientas y en los detalles. Un complemento magnífico para "tener las cosas hechas" (Getting Things Done (GTD)).
Enlaces
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Artículo | Artículo "El arte de tener las cosas hechas"
FAQs | FAQs de kanban2go