Tercer principio básico de GTD: la organización


El procesamiento nos da las claves para empezar a organizarnos con eficacia, gracias a las respuestas que hemos dado a las cosas que recopilamos. Estas respuestas nos ha dado dos grupos de posibilidades según su resultado: sin acción y con acción.

Cosas que no requieren acción

Desechar

Se eliminan aquellas cosas que no requieren una acción futura ni sirvan como material de consulta.

Incubadora

Aquellas cosas que no requieren de una acción inmediata, pero que pueden ser interesantes hacer en un futuro lejano, se almacenan en una lista llamada "Tal vez/Algún día". Algunos ejemplos podrían ser: 
  • Visitar el Museo del Prado
  • Aprender francés
  • Construir un estanque para las tortugas
  • Escanear fotos antiguas 
  • Ir a un concierto de música clásica
  • Visitar la bodega de un determinado vino
  • Probar determinado plato
  • Realizar un determinado curso

Consulta

Aquellas cosas que pueden ser útiles como información o como material de consulta en un futuro, se almacenan en una lista llamada "Consulta". Suelen ser documentos de cualquier tipo y sirven para determinados propósitos. Una buena organización de este material será fundamental y útil, en donde la búsqueda y el acceso sea rápido y sencillo. Es recomendable organizar la información:
  • por tema y área concretas: contratos, facturas, nóminas, catálogos, etc.
  • por archivos de consulta general, donde almacenar información concreta que no pertenece a una categoría predeterminada: manual de instrucciones, guía de viajes, artículo sobre algo interesante, etc.

Cosas que requieren acción

En Espera

Tras procesar si algo requiere acción por parte de terceros, guardamos en la lista "En Espera" un recordatorio con la siguiente información para llevar a cabo su seguimiento de forma eficiente:
  • Nombre de la persona o entidad a la que se ha delegado su ejecución
  • Fecha en que se ha delegado
  • Fecha prevista de finalización (si aplica)
  • Comentarios/Notas (si aplican)

Agenda

Si algo necesita de una acción para una determinada fecha (por ejemplo, la consulta del dentista, una reunión, una cena, etc.), se anota y se gestiona en el calendario. Ha de evitarse la lista de tareas diarias, y ceñirse únicamente a citas (fecha y hora concretos), acciones de un día concreto (sin hora) e información útil para un día concreto (recordatorios de llamadas, cumpleaños, información para alguien que regresa de vacaciones, etc)

Próximas acciones

En una lista "Próximo/Siguiente" se añaden los recordatorios de aquellas cosas que requieren de un acción próxima, a realizar en cuanto sea posible. Si se identifican acciones que se repiten mucho y a diario, pueden clasificarse en subcategorías, del tipo "Llamadas" o "Soporte".

Proyectos

Uno de los puntos clave de la organización se basa en la lista de proyectos, la cual es un índice simple de los proyectos en curso y por realizar. Dicha lista no requiere de una ordenación ni de una clasificación. A efectos de organización, se utiliza únicamente la lista de proyectos. La información, el material y las acciones de cada proyecto se almacenan y gestionan por separado, en un archivador dedicado.

Un proyecto es un conjunto de acciones próximas a corto/medio plazo, enfocadas a un mismo resultado. Puede decirse que un proyecto es una recopilación de hitos o metas que requieren de acción para alcanzar un objetivo común.

Por ejemplo, un proyecto llamado "Barbacoa", podría estar compuesto de las siguientes acciones:
  • Limpiar barbacoa.
  • Comprar comida y bebida.
  • Confirmar asistencias.
  • Asegurar tiempo metereológico.
  • Tener a punto la piscina para los niños.
  • Adecentar casa.
  • Cocinar comida.
Se van haciendo diferentes acciones hasta que se obtiene el resultado final. En ese momento puede decirse que el proyecto está hecho, independientemente de si se han hecho o no todas sus acciones.

Contextos

El contexto define el escenario en el que se define y se ejecutará la acción. El contexto es un método de clasificación opcional, no obligatorio, que ayudará a detallar la definición de la acción y a identificar qué acciones se pueden realizar en un momento y en un contexto determinados. 

Los contextos más habituales son:
  • Oficina
  • Casa
  • Recados
  • Ordenador
  • Teléfono
  • Email
  • Ubicación (lugares habituales)

¿Se puede ampliar o mejorar esta organización?

En su libro "Organízate con eficacia", David Allen transmitió estas pautas iniciales de organización, las cuales dan unos resultados magníficos. Lo anteriormente expuesto puede concebirse como las mejores prácticas de organización, en un concepto general y válido para todo el mundo.

La organización, sin embargo, no es algo matemático y exacto, y a unos les puede funcionar mejor que a otros, según su escenario, su forma de pensar y de otros factores. Por ello, el mejor consejo es utilizar este método de organización y, cuando se vaya dominando su uso, identificar dónde se puede mejorar y cómo adaptarlo a nuestras necesidades.

Por ejemplo, puede ser muy útil tener un archivador, una carpeta o una caja, para depositar todo el material de referencia o de consulta actualmente en ejecución. Cada vez que se aborde un proyecto, o cualquier acción que requiera de información, se puede hacer uso de un repositorio llamado "En curso".

A mi, por ejemplo, me viene muy bien tener un repositorio de tipo "Histórico", en el cual deposito toda la información de mis proyectos y acciones acabados. Este archivo es un útil sistema para la gestión del conocimiento, una biblioteca donde puedo encontrar y consultar información para afrontar en el futuro proyectos similares, o para aprender y mejorar con las experiencias obtenidas. También lo puedo usar para almacenar información sobre acciones que han sido críticas y que en un futuro podría rescatar para, por ejemplo, justificar algo o para tener en cuenta en otro caso similar.

La organización es uno de los puntos más importantes de nuestro trabajo, pues es la estructura sobre la cual vamos a basar todas nuestras acciones de la manera más eficiente, ágil, sencilla y rápida que podamos. Por ello, no hemos de limitarnos a un sistema estático, si no que hemos de crear la estructura que mejor se adapte a nuestros objetivos de eficiencia y productividad. GTD nos ofrece una estructura estándar, probada y eficiente, pero podemos mejorar su organización adaptándola a nuestras necesidades reales.



Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés: