Los malos hábitos

Leer, después de cierta edad, desvía demasiado a la mente de su búsqueda creativa. Cualquier hombre que lee mucho y emplea poco su propio cerebro, cae en hábitos perezosos de pensamiento.

TGIF: 'Midnight City'

Y para alegrar el día de hoy viernes, publicamos en el blog este excelente vídeo de la banda músical M83, Midnight City. 


Liberado Linux Mint 13 KDE


Acaba de ser liberada la distribución Linux Mint 13 con escritorio KDE, que seguro hará las delicias de todo linuxero. Para quienes no conozcan esta distribución, está basada en Ubuntu (y por ende en Debian), con una comunidad cada vez más creciente de seguidores y desarrolladores, lo que ha llegado a arrebatar el puesto número 1 de Distrowatch a la mismísima Ubuntu.

Características

Sus principales características son las siguientes:

  • Basada en Ubuntu 12.04 LTS
  • Linux Kernel 3.2.0
  • Escritorio KDE 4.8.3
  • Applets MATE y mintMenu
  • Mejoras de arte
  • Motores de búsqueda
  • Disponible para 32 y 64 bits
  • Quicktime incorporado en Firefox
  • Boot hangs en sistemas con tarjetas wireless b43
  • Moonlight
  • Requisitos mínimos:
    • Procesador x86 de 32 o 64 bits
    • 1GB memoria RAM
    • 5GB disco duro para instalación
    • Tarjeta gráfica con resolución mínima de 800x600
    • CD ROM o puerto USB

Enlaces

GTD: Caso práctico


Ha llegado el momento de exponer un caso práctico para comprender y asimilar todos los conceptos vistos anteriormente.

Principios GTD involucrados

Organización

Antes de empezar a implementar GTD, incluso antes de realizar nuestra primera recopilación, es recomendable tener preparada la estructura de nuestra organización, ya que ésta determinará qué hacer y dónde depositar todo aquello que recopilemos y procesemos. 

La estructura mínima para organizar nuestro trabajo debería ser la siguiente:
  • Sin acción:
    • Papelera (desechar)
    • Algún día (incubadora)
    • Consulta
  • Acción:
    • En Espera
    • Agenda
    • Próximo
    • Proyectos
Con el tiempo y la experiencia podremos revisar y adaptar esta estructura organizativa a nuestras necesidades.

Recopilación

La recopilación se realiza siempre inmediatamente, en el momento en el que surge una idea, un recado o cualquier cosa que requiera ser recordada y ejecutada más tarde. Para ello, dispondremos de un canasto o bandeja de entrada que esté siempre con nosotros, en donde depositaremos la nota o el recordatorio. La recopilación ha de convertirse en un hábito que nos lleve el mínimo tiempo posible sin llegar a interrumpir gravemente lo que estábamos haciendo.



Procesamiento

El procesamiento filtra las cosas que hemos recopilado en el canasto, identificando qué son y qué se debe hacer con ellas. El resultado final será el canasto vacío y las listas conteniendo las cosas correspondientes, preparadas para su ejecución. 

El procesamiento debe realizarse cada vez que se considere necesario. Mi recomendación es realizarlo, al menos, una vez al día, o si en el canasto han llegado cosas urgentes de atender.



Caso práctico

La estructura organizativa debe estar preparada antes de comenzar. El material de organización (listas, archivadores, carpetas, etc.) debe estar disponible para su uso. Si se va a utilizar una aplicación para el ordenador o el smartphone, se deben de haber creado las listas correspondientes.

A lo largo de un día se han recopilado las siguientes cosas en el canasto:
  • Cita con el dentista. 27 de Julio de 2012, a las 18:00 horas.
  • Guía de lugares a visitar en Egipto.
  • Devolver llamada a Carmen.
  • Catálogo y ofertas de hoteles y atracciones para Costa Dorada.
  • Listas de precios para equipos informáticos.
  • Catálogo de muebles juveniles.
  • Reparación del coche.
  • Preparar informe de Calidad de la semana.
  • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando.
  • Viaje a Londres el 26 de Julio.
  • Informar a Luis sobre el estado de su proyecto.

Procesamiento

Antes de empezar, recordemos las reglas y las recomendaciones sobre el procesamiento:
  • Ha de ser ágil y rápido.
  • Aquello que sale no vuelve a salir.
  • Las cosas se procesan, de una en una, desde la primera a la última.
  • El canasto ha vaciarse.
  • El procesamiento ha de realizarse cuando se pueda y sea necesario.

Y ahora empecemos a procesar:
  • Cita con el dentista. 27 de Julio de 2012, a las 18:00 horas. 
    • Obviamente, es una cosa que requiere de una acción y está programada para un día y una hora determinados. Se registrará en la AGENDA.
  • Guía de lugares a visitar en Egipto. 
    • Siempre he querido visitar Egipto, pero aún no es el momento. "Tal vez" pueda hacerlo "algún día". Será un proyecto que realizaré cuando las circunstancias lo favorezcan. Se mueve a la lista ALGUN DIA (incubadora)
  • Devolver llamada a Carmen. 
    • Esta tarea llevará un tiempo aproximado de dos minutos. Por tanto, se realizará ahora mismo y se eliminará del canasto (Regla de los dos minutos)
  • Catálogo y ofertas de hoteles y atracciones para Costa Dorada. 
    • Para este año aún no están planificadas las vacaciones, por lo que se está recopilando información y ofertas. En los próximos 3-4 meses se tomará la decisión, por lo que es algo que no se realizará próximamente, si no que está en proyecto. Por tanto, se creará un proyecto llamado "Vacaciones 2012", y allí se depositará esta información. Más tarde podremos tener más información y se crearán múltiples tareas para llevar a cabo este proyecto.
  • Listas de precios para equipos informáticos. 
    • De momento no se necesita renovar el parque informático, pero en cualquier momento puede ocurrir algún imprevisto y necesitar esta lista de precios. Es información sin acción a la vista. Se guardará en la lista CONSULTA.
  • Catálogo de muebles juveniles. 
    • Mi hija, con 10 años, va creciendo mucho. De 2 a 4 años habrá que cambiar la habitación por una más juvenil y grande. De momento no es urgente ni hay fecha concreta. De momento no es un proyecto, por lo que se guardará en la lista CONSULTA.
  • Reparación del coche. 
    • Hoy he dejado el coche en el taller. El mecánico realizará esta tarea (no yo). Así pues, se guardará esta acción en la lista EN ESPERA, con una nota que recuerde quién es la persona que la realiza, en qué fecha se le delegó y para qué fecha se espera tener acabada la tarea.
  • Preparar informe de Calidad de la semana. 
    • Esta tarea es habitual en el trabajo, y hay que realizar en los próximos días. Se moverá a la lista PROXIMO.
  • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando.
    • Esta tarea es de trabajo, y aunque no tiene una fecha concreta, hay que acabarla a lo largo de las próximas dos semanas. Por tanto, se moverá a la lista PROXIMO.
  • Viaje a Londres el 26 de Julio.
    • Por motivos de trabajo, hay que acudir a Londres para asistir a dos reuniones importantes, extraer información y aportar soluciones para los problemas que tienen los compañeros ingleses. Independientemente de lo que se registre en la AGENDA, esta tarea está compuesta de varias acciones:
      • Buscar vuelos.
      • Buscar hotel.
      • Concretar reuniones.
      • Elaborar puntos de la orden del día de cada reunión.
      • Preparar presentaciones.
      • Preparar documentación.
    • Por tanto, se creará un proyecto llamado "Reuniones Londres 26/07/2012"
  • Informar a Luis sobre el estado de su proyecto.
    • En el momento de procesar este recordatorio, Luis ya tenía esta información, por lo que ya no es necesario. Se mueve a PAPELERA.
La recopilación ha introducido en el mismo canasto cosas del trabajo y personales. Se puede añadir el contexto a cada acción para identificar qué hacer según el contexto en el que nos encontremos en un momento dado. Por ejemplo, si estamos ahora en casa, al revisar las próximas acciones a realizar, para identificar aquellas que podemos realizar en nuestro entorno, lo haremos mediante el contexto. Si queremos dedicar el tiempo disponible para realizar o devolver llamadas de teléfono, o si nos encontramos en un determinado lugar (ubicación), buscaremos por el contexto correspondiente.

Así pues, la lista de tareas quedan organizadas de la siguiente manera:
  • Sin acción:
    • Papelera (desechar)
      • Informar a Luis sobre el estado de su proyecto. [Oficina]
    • Algún día (incubadora)
      • Guía de lugares a visitar en Egipto. [Personal]
    • Consulta
      • Lista de precios para equipos informáticos. [Oficina]
      • Catálogo de muebles juveniles [Casa]
  • Acción:
    • En Espera
      • Reparación del coche. Talleres Xanadú. Delegado el 12/07/2012. Previsto para 14/07/2012 [Personal]
    • Agenda
      • Cita con el dentista. 27/07/2012 18:00h [Personal]
      • Reuniones Londres. 26/07/2012 [Oficina]
    • Próximo
      • Preparar informe de calidad de la semana. [Oficina]
      • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando. [Oficina]
    • Proyectos
      • Vacaciones 2012.
        • Catálogo y ofertas de hoteles y atracciones para Costa Dorada. [Personal]
      • Reuniones Londres 26/07/2012 [Oficina]
        • Buscar vuelos.
        • Buscar hotel.
        • Concretar reuniones.
        • Elaborar puntos de la orden del día de cada reunión.
        • Preparar presentaciones.
        • Preparar documentación.

Clasificación adicional

Adicionalmente, a la hora de clasificar las acciones, se podría añadir información adicional para abordar las acciones mediante criterios tales como:
  • Urgencia. Las tareas urgentes se superponen al resto, pues adquieren del foco de atención y exigen una finalización lo antes posible. Estas tareas deben permitir renegociar la demora del resto de tareas.
  • Prioridad. El criterio de prioridad dependerá de varios factores: importancia, nivel de energía, nivel de complejidad, etc. Este valor de criterio debería restringirse a: Alta, Media y Baja.
  • Tiempo estimado de ejecución. Cuando se van a ejecutar las acciones, puede ser interesante saber de antemano cuánto tiempo precisan para seleccionar o ajustar la tarea idónea respecto al tiempo disponible que tenemos.




Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

Disponible Linux Mint 13 "Maya" XFCE


Acaba de ser lanzada la última versión de Linux Mint con escritorio XFCE. Esta distribución está basada en Ubuntu, y ocupa el primer lugar de la lista Distrowatch. El escritorio XFCE es un escritorio gráfico y funcional, más liviano que KDE y Gnome, lo que es idóneo para su uso en ordenadores antiguos o con pocos recursos.


Las características principales de Linux Mint 13 "Maya" XFCE son las siguientes:

  • Escritorio XFCE 4.10
  • Mejoras de arte
  • Motores de búsqueda
  • Applets mintMenu y MATE
  • Requisitos mínimos:
    • Procesador x86 (32 y 64 bits)
    • 384 MB RAM
    • 5 GB de disco duro para instalación
    • Tarjeta gráfica con resolución 800x600
    • CD ROM o puerto USB

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Tercer principio básico de GTD: la organización


El procesamiento nos da las claves para empezar a organizarnos con eficacia, gracias a las respuestas que hemos dado a las cosas que recopilamos. Estas respuestas nos ha dado dos grupos de posibilidades según su resultado: sin acción y con acción.

Cosas que no requieren acción

Desechar

Se eliminan aquellas cosas que no requieren una acción futura ni sirvan como material de consulta.

Incubadora

Aquellas cosas que no requieren de una acción inmediata, pero que pueden ser interesantes hacer en un futuro lejano, se almacenan en una lista llamada "Tal vez/Algún día". Algunos ejemplos podrían ser: 
  • Visitar el Museo del Prado
  • Aprender francés
  • Construir un estanque para las tortugas
  • Escanear fotos antiguas 
  • Ir a un concierto de música clásica
  • Visitar la bodega de un determinado vino
  • Probar determinado plato
  • Realizar un determinado curso

Consulta

Aquellas cosas que pueden ser útiles como información o como material de consulta en un futuro, se almacenan en una lista llamada "Consulta". Suelen ser documentos de cualquier tipo y sirven para determinados propósitos. Una buena organización de este material será fundamental y útil, en donde la búsqueda y el acceso sea rápido y sencillo. Es recomendable organizar la información:
  • por tema y área concretas: contratos, facturas, nóminas, catálogos, etc.
  • por archivos de consulta general, donde almacenar información concreta que no pertenece a una categoría predeterminada: manual de instrucciones, guía de viajes, artículo sobre algo interesante, etc.

Cosas que requieren acción

En Espera

Tras procesar si algo requiere acción por parte de terceros, guardamos en la lista "En Espera" un recordatorio con la siguiente información para llevar a cabo su seguimiento de forma eficiente:
  • Nombre de la persona o entidad a la que se ha delegado su ejecución
  • Fecha en que se ha delegado
  • Fecha prevista de finalización (si aplica)
  • Comentarios/Notas (si aplican)

Agenda

Si algo necesita de una acción para una determinada fecha (por ejemplo, la consulta del dentista, una reunión, una cena, etc.), se anota y se gestiona en el calendario. Ha de evitarse la lista de tareas diarias, y ceñirse únicamente a citas (fecha y hora concretos), acciones de un día concreto (sin hora) e información útil para un día concreto (recordatorios de llamadas, cumpleaños, información para alguien que regresa de vacaciones, etc)

Próximas acciones

En una lista "Próximo/Siguiente" se añaden los recordatorios de aquellas cosas que requieren de un acción próxima, a realizar en cuanto sea posible. Si se identifican acciones que se repiten mucho y a diario, pueden clasificarse en subcategorías, del tipo "Llamadas" o "Soporte".

Proyectos

Uno de los puntos clave de la organización se basa en la lista de proyectos, la cual es un índice simple de los proyectos en curso y por realizar. Dicha lista no requiere de una ordenación ni de una clasificación. A efectos de organización, se utiliza únicamente la lista de proyectos. La información, el material y las acciones de cada proyecto se almacenan y gestionan por separado, en un archivador dedicado.

Un proyecto es un conjunto de acciones próximas a corto/medio plazo, enfocadas a un mismo resultado. Puede decirse que un proyecto es una recopilación de hitos o metas que requieren de acción para alcanzar un objetivo común.

Por ejemplo, un proyecto llamado "Barbacoa", podría estar compuesto de las siguientes acciones:
  • Limpiar barbacoa.
  • Comprar comida y bebida.
  • Confirmar asistencias.
  • Asegurar tiempo metereológico.
  • Tener a punto la piscina para los niños.
  • Adecentar casa.
  • Cocinar comida.
Se van haciendo diferentes acciones hasta que se obtiene el resultado final. En ese momento puede decirse que el proyecto está hecho, independientemente de si se han hecho o no todas sus acciones.

Contextos

El contexto define el escenario en el que se define y se ejecutará la acción. El contexto es un método de clasificación opcional, no obligatorio, que ayudará a detallar la definición de la acción y a identificar qué acciones se pueden realizar en un momento y en un contexto determinados. 

Los contextos más habituales son:
  • Oficina
  • Casa
  • Recados
  • Ordenador
  • Teléfono
  • Email
  • Ubicación (lugares habituales)

¿Se puede ampliar o mejorar esta organización?

En su libro "Organízate con eficacia", David Allen transmitió estas pautas iniciales de organización, las cuales dan unos resultados magníficos. Lo anteriormente expuesto puede concebirse como las mejores prácticas de organización, en un concepto general y válido para todo el mundo.

La organización, sin embargo, no es algo matemático y exacto, y a unos les puede funcionar mejor que a otros, según su escenario, su forma de pensar y de otros factores. Por ello, el mejor consejo es utilizar este método de organización y, cuando se vaya dominando su uso, identificar dónde se puede mejorar y cómo adaptarlo a nuestras necesidades.

Por ejemplo, puede ser muy útil tener un archivador, una carpeta o una caja, para depositar todo el material de referencia o de consulta actualmente en ejecución. Cada vez que se aborde un proyecto, o cualquier acción que requiera de información, se puede hacer uso de un repositorio llamado "En curso".

A mi, por ejemplo, me viene muy bien tener un repositorio de tipo "Histórico", en el cual deposito toda la información de mis proyectos y acciones acabados. Este archivo es un útil sistema para la gestión del conocimiento, una biblioteca donde puedo encontrar y consultar información para afrontar en el futuro proyectos similares, o para aprender y mejorar con las experiencias obtenidas. También lo puedo usar para almacenar información sobre acciones que han sido críticas y que en un futuro podría rescatar para, por ejemplo, justificar algo o para tener en cuenta en otro caso similar.

La organización es uno de los puntos más importantes de nuestro trabajo, pues es la estructura sobre la cual vamos a basar todas nuestras acciones de la manera más eficiente, ágil, sencilla y rápida que podamos. Por ello, no hemos de limitarnos a un sistema estático, si no que hemos de crear la estructura que mejor se adapte a nuestros objetivos de eficiencia y productividad. GTD nos ofrece una estructura estándar, probada y eficiente, pero podemos mejorar su organización adaptándola a nuestras necesidades reales.



Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

Ubuntu Phone [Mockups]


Pueden ver la descripción completa de estos mockups desde deviantART, diseñados por ~spiceofdesign.

Vía |
OMG! Ubuntu!

Segundo principio básico de GTD: el procesamiento

Poco a poco, los canastos de recopilación se van llenando, liberando a nuestra mente de la energía y de la responsabilidad de tener que recordar qué hacer. Confiamos en el canasto como un lugar seguro, accesible y disponible donde podremos volver más tarde para recuperar todo  aquello que recopilamos.

En el momento en que recopilamos las cosas, éstas son imprecisas e incompletas, meros bocetos que captaron nuestra atención para su consideración. Más adelante, procesamos las cosas que hay en el canasto, recuperando cada cosa recopilada, tomando conciencia de qué es realmente, si requiere de alguna acción y decidir qué hacer en consecuencia.

El procesamiento no implica hacer las cosas, si no realizar un primer filtro para conocer qué hemos recopilado, si es realmente útil y prepararlo para su ejecución. El resultado final ha de ser, por una parte, vaciar el canasto para siguientes recopilaciones, y, por otra, tener claro qué tenemos y qué hacer con ello.

Por poner un símil, equivaldría a sacar del canasto la ropa depositada e ir haciendo montones dependiendo del tipo de ropa, descartando todo aquello que no sea ropa o delegando a la tintorería la ropa especial que no podamos lavar en nuestra lavadora.


Consejos preliminares

Para obtener la mayor eficiencia, es recomendable que el procesamiento:
  • sea ágil y rápido. Procesar cada cosa no debe llevarnos más que unos pocos segundos.
  • aplique la regla de "aquello que sale no vuelve a entrar". La cosa que estemos procesando ha de concluir. No podemos cambiar a otra cosa por el hecho de que sea muy compleja o no nos apetezca. Hemos de evitar la procrastinación.
  • tome y procese una a una cada cosa depositada en el canasto, desde la primera hasta la última, en ese estricto orden. Por mucho que nos llame la atención la cosa que hay en el fondo del canasto, debe esperar a que le llegue su turno.
  • termine con el canasto vacío. Una vez que se empieza no hemos de dejar nada sin procesar.
  • ha de realizar siempre que se pueda y que sea necesario. Es obvio pensar que si nuestro canasto tiene una o dos cosas, y sabemos que éstas son urgentes, será necesario procesar tan pronto como sea posible. Si el canasto se va llenando mucho y disponemos de un momento, podemos procesar el canasto en dicho momento. Estas pautas las decidiremos nosotros mismos.


¿Cómo se procesa?

El procesamiento es básicamente, un método para filtrar y preparar las cosas que hay en el canasto. Para llevar a cabo este filtro es preciso extraer una cosa cada vez del canasto, analizarla, conocerla y decidir qué hacer con ella, de forma sistemática. 

Como ya vimos anteriormente, las cosas que se guardan en el canasto son imprecisas e incompletas. El procesamiento permite, de un vistazo rápido, valorar qué se va a hacer con esas cosas. Esta valoración se obtiene llevando a cabo un flujo de preguntas que nos permitirán evaluar y decidir qué hacer a continuación.

¿Qué es?

A veces, saber qué es lo que hemos recopilado no es tan obvio. Hemos de tomarnos el tiempo suficiente para saber qué es exactamente esa cosa para llegar a valorar su importancia real y si requiere o no de alguna acción.

¿Necesita acción?

Si no necesita acción:
  • ¿Es posible que sea necesario actuar en un futuro?. Guardar en una lista "Algún día" para revisión (incubadora)
  • ¿Es posible que sirva como información útil o de referencia en un futuro?. Guardar en una lista "Consulta".
  • Se puede eliminar
Si necesita acción, preguntarse "¿cuál es la siguiente acción?". De su respuesta depende el éxito de nuestra organización:
  • ¿Se puede hacer en dos minutos (aproximadamente) o menos? ¡Hacerla inmediatamente! (Regla de los dos minutos). Si no se ejecuta en el momento, se tiende a acumular "infinitamente" estas microtareas, incitando a la procrastinación y a la desorganización. Ejecutándolas en el momento, además de avanzar se es más eficiente, y esa sensación motiva a organizarse mejor.
  • ¿Somos la persona adecuada para hacerlo? Si no es así, delegarlo a la persona correspondiente. Conviene registrar a quién se ha delegado y la fecha, para su seguimiento, y guardarlo en una lista "En espera"
  • Posponer la tarea guardándola en una lista "Próximo" .



Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

TGIF: Recorrido por la luna

¿Por qué conformarnos con observar la luna sí gracias a la cortesía del Lunar Reconnaissance Orbiter podemos hacer un breve recorrido de unos 4 minutos por ella?


Vía | Neatorama

GTD: Herramientas

Cuando David Allen concibió GTD, lo hizo como un método, el cual es independiente de las herramientas que se utilicen para llevarlo a cabo. En su libro "Organízate con eficacia", David Allen no expuso unas herramientas concretas, si no que exponía ejemplos con algunas herramientas comunes.

La herramienta más básica para utilizar GTD es un simple bloc de notas con un bolígrafo. Es un sistema que yo mismo he utilizado y que me ha funcionado muy bien.

Las herramientas físicas de oficina, tales como bandejas, archivadores, carpetas, etc., son de uso estándar y universales.

Las últimas tecnologías ponen a nuestra disposición herramientas que nos facilitan mucho la tarea, además de incrementar las posibilidades: mayor disponibilidad (en cualquier lugar y en cualquier momento), formatos estándar, sincronización entre dispositivos, integración con otras herramientas, etc.

¿Cuál es la mejor la mejor herramienta para trabajar en GTD? Dependerá del criterio y de los gustos de cada uno. Mi recomendación es probar cada herramienta para hacerse una idea hasta encontrar aquella que mejor se adapte a nuestra forma de trabajar y nos ofrezca los mejores resultados.

Desde hace algún tiempo utilizo mi smartphone para casi todo, ya que al estar conectado a Internet, puedo utilizar aplicaciones que utilizan la nube para transmitir y recuperar la información. La nube (cloud), básicamente es un concepto mediante el cual describimos la posibilidad de conectarnos a la información y consumir información de forma natural y sencilla. Por ejemplo, cualquier aparato necesita electricidad para funcionar. Aunque conozcamos los principios de la electricidad, de su generación, distribución y mantenimiento, estos conceptos son abstractos para nosotros a la hora de conectar nuestra tostadora al enchufe de la cocina. De modo similar, la nube nos ofrece conectarnos a servicios y a información de forma similar a un enchufe.

A la hora de buscar una herramienta para trabajar con GTD he filtrado mediante varios requisitos que creo fundamentales:
  • Sencillez
  • Funcionalidad
  • Disponible en varios dispositivos: smartphone, PC, etc.
  • Multiplataforma: Windows, iOS, Android...
  • Aplicación Web, a fin de estar disponible cualquier plataforma sin necesidad de instalar aplicaciones, solamente a través de un navegador Web
Tras haber probado muchas herramientas de alta tecnología, y después de un tiempo de experiencia, puedo recomendar tres: Wunderlist, Evernote y DoIt.


Wunderlist


Fortalezas: 
  • Muy fácil e intuitiva, idónea para empezar.
  • Permite la colaboración de listas y notas entre varias personas.
  • Interfaz personalizable (fondos, disposición...)
  • Buscador de tareas.
  • Programación de tareas mediante un calendario.
  • Visualización mediante vistas: todas, importantes, completadas, hoy, mañana, 7 siguientes días, más tarde y sin fecha.
  • Aviso de tareas atrasadas.
  • Campo comentario para la tarea.
  • Varios idiomas, incluído el español.
  • Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
  • Versión Web para navegadores.

Debilidades:
  • No dispone de etiquetas
  • No dispone de contextos
  • Es un gestor genérico de notas y tareas. Hay que adaptar su uso a GTD.
  • No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...

Enlace | Página oficial de Wunderlist



Evernote



Fortalezas: 
  • Permite compartir libretas (listas) con ciertas personas o hacerlas públicas.
  • Edición de texto enriquecido.
  • Permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
  • Clasificación por etiquetas.
  • Buscador con posibilidad de restringir a una determinada libreta.
  • Varias opciones de ordenación de las notas en la libreta.
  • Papelera
  • Plugins con funcionalidades complementarias y avanzadas para navegador: capturar Webs, fragmentos, dibujos y anotaciones, etc.
  • Campo comentario para la tarea.
  • Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
  • Varios idiomas, incluído el español.
  • Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
  • Versión Web para navegadores.

Debilidades:
  • Es un gestor de notas. Hay que adaptar su uso a GTD.
  • No tiene concepto de tareas. No es posible programar un calendario, conocer qué tareas hay hoy o esta semana.
  • La interfaz no es personalizable.

Enlace | Página oficial de Evernote


DoIt


 
Fortalezas: 
  • Interfaz sencilla e intuitiva.
  • Completamente concebido para GTD .
  • Clasificación por listas de atención en el tiempo (Hoy, Mañana, Próximo, Agenda, Algún día, A la Espera), Contextos y Proyectos.
  • Contextos y Proyectos personalizables.
  • Definición de etiquetas por tarea.
  • Definición de prioridad por tarea.
  • Permite añadir diferentes comentarios a cada tarea.
  • Posibilidad de definir Inicio y Fin de la tarea, en términos de fecha y hora.
  • Definición de tareas repetitivas.
  • Notificación de tareas a través de nuestra propia cuenta de correo.
  • Sincronización de tareas agendadas en Google Calendar.
  • Visualización de tareas por agrupación: Asignación, Contexto, Proyecto, Fecha de inicio, Fecha Fin, Prioridad.
  • Buscador.
  • Opciones de configuración y personalización.
  • Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta.
  • Está disponible para iPhone, iPad y Android. 
  • Versión Web para navegadores.

Debilidades:
  • No está disponible en españo.
  •  Las listas están limitadas a las estándar de GTD.
  • No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
  • La interfaz no es personalizable.

Enlace | Página Oficial de DoIt





Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

Vídeo promocional de los 50 años de James Bond

En este vídeo promocional para "Bond 50" vemos la compilación de los autos que han salido en las diferentes películas del agente 007 a lo largo de su historia. La realización del montaje es gracias a 20th Century Fox como preparación a la celebración del aniversario número 50 de esta fantástica saga.

"James Bond (007) es un personaje ficticio creado por el novelista inglés Ian Fleming en 1952, año en que fue publicada su primera novela, Casino Royale, en donde el autor se refiere a Bond como a un agente secreto". -Wikipedia

"Bond 50" será entonces una colección completa de 22 películas y se podrá conseguir a partir de septiembre del presente año. Mientras tanto, a disfrutar del vídeo tras el salto:



GTD: La recopilación en la práctica

Claves para la recopilación

 Para que la recopilación sea eficaz es imprescindible:
  • Todas las cosas han de estar siempre en el canasto: fuera de la cabeza
  • Tener el mínimo de canastos de recopilación necesarios
  • Vaciar los canastos regularmente
La clave de la recopilación es RECOPILAR EN EL MOMENTO EN QUE SURGE ALGO. No hemos de confiar en nuestra memoria, ni postergar la recopilación para otro momento (dentro de un rato, de unos minutos o cuando acabe la tarea en curso). ¿Cuántas veces nos ha pasado que, estando  embarcados en una tarea, surge una cosa que recopilar, y con la confianza de que la tarea en curso está a punto de acabar lo haremos inmediatamente después, cuando llega ese momento se nos ha olvidado qué cosa debíamos recopilar?


El sentido de la recopilación es hacerlo siempre en el mismo momento en que surge algo. Hemos de adquirir este hábito, o de lo contrario, la recopilación será ineficiente.

NOTA: Para la recopilación utilizo el término "cosa" o "algo", pues en el momento de la recopilación todo lo que surge no tiene una forma concreta. No sabemos aún si será una tarea, un proyecto, un dato o una información de consulta.


¿Cómo se recopila?

Para que la recopilación funcione, hemos de tener siempre a mano nuestro canasto o cesto de recopilación. Si estamos en la oficina, una bandeja de entrada típica nos permitirá volcar notas, facturas, pedidos, catálogos, objetos, etc.

Llevar siempre encima una libreta nos permitirá anotar una idea, una llamada, un recordatorio, un dato de una reunión o cualquier otra cosa. Más tarde, al llegar a la mesa, las notas se arrancan de la libreta y se meten en la bandeja.

Desde hace algún tiempo, utilizo alta tecnología para recopilar mis cosas, confiando mi memoria a aplicaciones en la nube, las cuales me permiten acceso y operatividad desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo y desde cualquier plataforma. Mi smartphone me acompaña a todas partes, aunque a menudo llevo mi libreta para imprevistos: me quedo sin batería, pierdo conexión de datos, tomo notas hablando por el teléfono...

Ya sea en una reunión, en un autobús, en un avión, tomando un café, andando por la calle, trabajando en mi mesa en la oficina, viendo la tele, comiendo, preparando una barbacoa... en cualquier momento y en cualquier lugar, puede suceder que me interrumpan para pedirme algo, se me ocurre alguna idea, me acuerdo de alguna tarea casera, me surge algún imprevisto que requiera de una acción... cualquier cosa. En ese momento saco mi smartphone y lanzo mi aplicación para añadir ese algo en la bandeja de entrada (inbox o canasto). La saco inmediatamente de la cabeza, la deposito en el canasto y continúo con lo que estaba haciendo, sin preocuparme, ni acordarme ni molestarme en pensar en esa cosa. Sólo me preocupo y me ocupo de lo que estaba haciendo en ese momento.

En mi mesa de trabajo me es más cómodo tener el navegador web abierto con la aplicación en una pestaña. El teclado de mi ordenador me es más cómodo y rápido, y el tiempo de interrupción se reduce notablemente.


¿Qué recopilar?

Básicamente, recopilamos cualquier cosa que requiera atención por nuestra parte, delegando dicha atención para un momento posterior al actual.

Lo más habitual y práctico es recopilar una nota o un recordatorio que haga referencia a dicha cosa. Esta nota ha de ser breve para invertir el menor tiempo posible en la recopilación, y evitar interrupciones dilatadas de las tareas en curso. Asimismo, además de breve, la nota ha de ser concisa para que no dé lugar a dudas, incoherencias o lagunas de memoria en su recuperación.

Además de las notas, pueden recopilarse documentos que necesiten una atención determinada, como una factura (para pagar), un pedido (para procesar y servir), un catálogo (para revisar y decidir una compra), una receta médica (para tener que pasar por la farmacia y comprarla), una tarjeta de visita (para actualizar la agenda de contactos o para hacer una llamada), etc.

A veces, también se recopilarán objetos físicos para realizar alguna acción. Por ejemplo, unas llaves nos pueden indicar que hemos de ir a casa de nuestro hermano para regar las plantas; una lata vacía nos indicará que hemos de comprar la comida para el perro...

Afortunadamente, la mayor parte de documentos se pueden digitalizar en diferentes formatos y recopilarse en el canasto. Un ejemplo: paseo por la calle y veo en un jardín un hermoso árbol, el cual podría ser interesante tener uno igual en casa. En ese momento, puedo hacer una foto con mi smartphone y añadir dicha foto a mi canasto con la nota: "Arbol para casa. Consultar con esposa y buscar precios".

Gracias a las nuevas tecnologías, podemos recopilar fotografías, vídeos, URLs (enlaces a direcciones web), contenidos ricos (multimedia, texto enriquecido...), documentos de texto, hojas de cálculo, etc.


¿Cosas de casa, de trabajo, de ocio...?

Una pregunta muy común es si usar el mismo canasto para guardar las cosas de casa o del trabajo, o usar un canasto diferente.La recopilación es una tarea espontánea. No puedes predecir ni cuándo ni dónde ni el qué. Por tanto, la recomendación es guardar las cosas en el canasto que tengamos a mano en ese momento.


¿Cuántas veces no nos ha surgido algo casero en el trabajo (por ejemplo, una llamada de la esposa para algún asunto del colegio de los niños, de un pago no previsto, de una notificación del Ayuntamiento, etc)? ¿Cuántas veces no nos ha surgido algo del trabajo estando en casa (por ejemplo,  una llamada urgente de un compañero para cierto problema, o una idea para resolver cierto asunto o mejorar un informe o presentación)?

¿Tenemos en casa un cesto para la ropa blanca, otro para la ropa de color, y otro para la ropa delicada? No. Guardamos todo en el mismo cesto, sin preocuparnos del tipo de ropa. Más adelante, cuando vayamos a hacer la colada, seleccionaremos la ropa que se va a lavar.

De la misma manera, cuando se procese el canasto, clasificaremos el contexto de las cosas y trabajaremos con ellas. Gracias a la tecnología, siempre llevaremos el mismo canasto a todas partes, lo que hace más sencillo y eficiente su gestión.




Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


Enlaces de interés:

Chakra GNU/Linux 2012.07 ha sido liberada

Desde DistroWatch nos hemos enterado del lanzamiento de Chakra GNU/Linux 2012.7 Archimedes, anuncio realizado por Anke Boersma en el día de ayer 3 de julio, e información que hoy compartimos con ustedes:

"El equipo de desarrollo de Chakra se enorgullece en anunciar la versión final de 'Archimedes', nombre en clave que ha seguido la serie de KDE SC 4.8. Con este lanzamiento un gran movimiento a /usr/lib ha ocurrido para preparar Chakra para un cambio completo a systemd, el núcleo Linux se actualiza a la versión 3.4.3, udev a 182, nuevos initscripts empleados, kmod 8, mkinitcpio 0.8.8, para nombrar unos pocos de los paquetes base más actualizados."


En el anuncio oficial también se indica que para actualizar a esta nueva versión de Chakra lo recomendable es descargar una nueva imagen ISO y no directamente del OS.


Descarga:
Chakra 2012.07 Archimedes i686.iso (1,471MB) 
Chakra 2012.07 Archimedes x86_64.iso (1,454MB)

Primer principio básico de GTD: La recopilación

La recopilación es el primer principio de GTD, y constituye la base sobre la cual se asentará el resto del método, lo cual determinará los resultados de productividad y eficacia.


¿En qué consiste la recopilación?


Básicamente, la recopilación consiste en ir guardando las cosas que después se harán, dejando recordatorios o notas en un lugar común, al que llamaremos canasto, bandeja, inbox…

El objetivo que persigue la recopilación es liberar a nuestra mente de la tarea de recordar y de pensar qué hay que hacer. Para ello, se delega o se confía en un lugar común y fijo donde siempre van a estar los recordatorios de las cosas de las que ocuparse después.

La mente humana es un poderoso instrumento, pero tiene sus limitaciones. La principal limitación es que la mente no tiene una capacidad multitarea real, por muchas cosas simultáneas que intente procesar. A la hora de trabajar, el ritmo, la espontaneidad, la incertidumbre, los cambios… afectan seriamente a la concentración, a la capacidad de recordar y de pensar en los problemas y en las cosas que hay que realizar.


¿Cuál es el proceso básico de la recopilación?


Es muy importante tener en cuenta que la recopilación ha de poder realizarse en cualquier lugar y en cualquier momento, para lo cual el canasto debe estar siempre disponible. De esta manera, si estamos haciendo cualquier actividad y surge algo nuevo que haya que hacer (por ejemplo, nos interrumpe un compañero para pediros algo, o nos viene de repente una idea), en ese mismo momento arrojamos al canasto el recordatorio y seguimos trabajando con lo que estábamos haciendo. La mente se libera así de la carga de memorizar y de pensar, tiene la tranquilidad de recuperarlo después, y sigue concentrada en la tarea que estaba realizando.

Este concepto tan simple puede confiarnos y llevarnos a cometer los mismos errores de siempre, delegando nuevamente a nuestra pobre memoria la tarea de capturar el recordatorio. Para que la recopilación funcione realmente y sea efectiva, hemos de tener el hábito o la costumbre de realizarlo siempre. Esta es la parte más difícil, pero una vez implantemos dicho hábito, esta actividad se realizará de forma natural.


El canasto


Aunque haya utilizado el nombre de canasto, uno puede utilizar el término con el que se sienta más identificado o cómodo, como bandeja de entrada, inbox, repositorio, cesto, etc. El término es indiferente, y con él vamos a designar un lugar común y fijo en el cual vamos a guardar o registrar los recordatorios de todo aquello que vayamos a realizar más tarde.

Con la descripción anterior no se pretende limitar la recopilación a un único canasto o repositorio de forma fija y universal, pero sí a uno o varios repositorios controlados, que estén siempre a mano y que se vayan a utilizar siempre, pero, recomendablemente, usar siempre el mismo según el escenario o el contexto.

Por ejemplo, podemos utilizar un canasto para la oficina y otro para casa. O podemos tener un canasto para cuando visitamos a clientes y proveedores, y otro en nuestro ordenador. Podemos definir un canasto en nuestra mesa y otro en nuestro gestor de correo electrónico. Los escenarios y contextos son definidos por nosotros mismos, y la mejor recomendación es ser lo más sencillo posible y utilizar el sentido común, conociendo bien nuestra rutina, nuestras costumbres, y a dónde dirigirnos para utilizar el canasto.


¿Qué herramientas usamos como canasto?


La mejor herramienta es aquella (o aquellas) con la cual estemos acostumbrados a trabajar y con la que nos sintamos realmente cómodos. El canasto puede ser la típica bandeja de entrada en la que se depositan documentos, un archivador, una carpeta, un simple bloc de notas, una aplicación para el ordenador o para el Smartphone.

En mi caso particular utilizo las siguientes herramientas:
  • Un bloc de notas, cuando no tengo disponibilidad de mi Smartphone o de mi ordenador portátil.
  • La aplicación de correo electrónico. En este caso, uso un canasto para mi correo personal y otro para mi correo profesional.
  • Una aplicación en nube, en la que sincronizo todas mis notas en el Smartphone, en cualquier ordenador, o en cualquier tablet y desde cualquier navegador Web.


¿Cómo hemos de recopilar?


No hay reglas especiales para la recopilación. Lo realmente esencial es recopilar, en cualquier momento y lugar, utilizando nuestro canasto.

Cuando se recopila, únicamente hemos de dejar el recordatorio en el canasto. Hemos de olvidarnos de clasificar, categorizar, dar prioridad o urgencia a ese recordatorio. Eso se realizará más tarde. Lo importante es continuar con nuestra tarea en curso, sin perder la concentración, ni el tiempo ni las energías. Ya nos preocuparemos de los recordatorios y de las tareas relacionadas cuando llegue el momento.

Sobre qué guardar en el canasto, dependerá de lo que identifiquemos y que nos permita recordar qué hacer con ello. Lo más básico y elemental, es guardar una nota breve. Si hay más información que consultar para realizarlo, podemos añadir una referencia para encontrar dicha información. También se puede depositar un documento (como una factura, una receta médica (para recordar comprarla, por ejemplo), un catálogo, un informe, una fotografía, etc). A veces se puede también depositar un objeto físico (por ejemplo, un tubo de pasta dentrífica vacía para comprar, o una tarjeta de visita para actualizar la agenda). Si utilizamos herramientas tecnológicas, es posible también guardar correos electrónicos, URLs, páginas web completas, notas de voz, documentos electrónicos, imágenes, vídeos, etc.

A menudo nos surgirá la duda de si guardar en el canasto profesional algo personal o viceversa. Mi consejo es guardar en ese momento lo que surja en el canasto que tengas, pues a menudo surgirán, de forma inevitable, temas personales cuando estés trabajando, y temas profesionales cuando estés en casa. Más adelante, se puede cambiar el recordatorio de canasto, o llevarlo a la lista correspondiente. En mi caso, por ejemplo, al usar una aplicación en nube desde un Smartphone, un ordenador personal o desde el ordenador del trabajo, tengo un canasto para todo. Tanto si el recordatorio es para algo personal o para algo profesional, lo guardo en el mismo canasto. Más adelante, en la fase de organización, llevaré el recordatorio a la lista correspondiente.



Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones


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